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檔案室管理規(guī)則篇一

第一條 檔案室是在公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，主管全公司各類檔案(包括人事檔案)的工作部門。是公司黨政文書資料、人事檔案保存使用的場所，列為公司安全管理重點(diǎn)防火、要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。

第二條 綜合檔案室所保存的各類檔案(資料)系國家檔案的一部分，其所有權(quán)屬天拖公司，任何人不得私自挪用、毀損。

第三條 綜合檔案室由綜合辦公室主管，設(shè)主任一人，專職兼職檔案管理人員若干人。綜合辦公室主任兼任綜合檔案室主任。綜合辦主任變更，則綜合檔案室主任隨之自然變更。

第四條 檔案室是機(jī)密部位，嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國保密法》。嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密范圍和密級的規(guī)定。非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。

第五條 嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案的收、發(fā)管理和借閱制度，各類資料進(jìn)入檔案室，必須嚴(yán)格登記制度、借還制度，機(jī)密資料、人事檔案嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。經(jīng)常性的進(jìn)行保密檢查，借出的涉及密級的檔案，節(jié)假日前要收回。任何人未經(jīng)批準(zhǔn)不得將檔案帶出檔案室，不得隨便復(fù)印和摘抄。

第六條 檔案室應(yīng)按時通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。

第七條 室內(nèi)消防器材、報(bào)警設(shè)備常年完好，性能良好有效。

第八條 嚴(yán)禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準(zhǔn)在檔案室內(nèi)吸煙。嚴(yán)禁存放易燃易爆和私人物品。

第九條 建立安全檢查制度，檢查門、窗、電的關(guān)閉和執(zhí)行制度情況。門窗堅(jiān)固防盜，工作人員離開必須隨手關(guān)窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強(qiáng)看護(hù)，確保安全。

第十條 對違反檔案法或不執(zhí)行有關(guān)檔案管理規(guī)定的部門或個人，造成檔案破損、丟失的，綜合辦公室有權(quán)給予批評或視情節(jié)輕重建議公司或上級安保機(jī)關(guān)予以批評、罰款、行政處分。

檔案室管理規(guī)則篇二

一、檔案資料的分類及權(quán)限界定

(一)普通文件：

1、分類：

其他公司的一些宣傳資料、光盤等;

其他公司的投標(biāo)書;

公司購買的生產(chǎn)、技術(shù)、管理方面的書籍，光盤。

2、權(quán)限：

本公司員工可隨時借閱、查看;

除本公司外的其他人員，須持綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可借閱;

如有需要，可由檔案室管理員復(fù)印使用。

(二)保密文件：

1、分類：

公司技術(shù)部的圖紙、工藝卡;

外來圖紙、工藝卡;

公司內(nèi)各部門存檔的資料、文件等。

2、權(quán)限：

存檔時，存檔部門需界定可借閱、查看的部門、人員等范圍，存檔范圍內(nèi)的部門、人員可隨時借閱、查看;

存檔范圍外的人員要借閱、查看時，需持經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可查看、借閱;

如有需要，使用人可持有部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可復(fù)印。

(三)機(jī)密文件：

1、分類：

各部門認(rèn)為不可對外人公開的文件、資料等：

領(lǐng)導(dǎo)界定為機(jī)密的文件、資料等。

2、權(quán)限：

原則上不允許任何人借閱、查看，如有特殊情況，借閱人須持公司綜合部部長、副總經(jīng)理簽字的工作聯(lián)系單，方可借閱;

原則上不允許復(fù)印，如有需要使用人必須持有經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、副總經(jīng)理簽字的工作聯(lián)系單方可復(fù)印。

二、檔案歸檔制度

檔案室負(fù)責(zé)收集(征集)、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)公司各類檔案及有關(guān)資料。

(一)各部門存檔時，需界定資料的存檔級別，以方便查閱、管理。

(二)檔案室資料在歸檔時，在分級的基礎(chǔ)上，原則上按部門進(jìn)行歸檔，公司購買的圖書實(shí)行綜合歸檔，技術(shù)部的圖紙和工藝卡單獨(dú)進(jìn)行歸檔。

(三)檔案室的每一個檔案柜都要進(jìn)行編號、整理，分類存放，并做好檔案索引記錄，方便使用時的及時查找。

(四)技術(shù)部的圖紙和工藝卡進(jìn)行存檔時，必須是完整的2套圖紙和4套工藝卡，并且是同時存檔，并確保此時存檔的圖紙和工藝卡經(jīng)審核已經(jīng)沒有錯誤，每套圖紙和工藝卡的每一頁都有技術(shù)部長的簽字。

(五)技術(shù)部存檔的每套圖紙和工藝卡必須是經(jīng)過編號的，檔案袋的正面需填寫部門、類別、密級、編號、總頁數(shù)、發(fā)放范圍等信息，缺一不可。存檔時，檔案室管理員需要查看每套圖紙的編號是否則正確，填寫是否有漏項(xiàng)等，

否則不予存檔。

(六)公司購買的每本書籍都要及時存檔，并整理好檔案目錄。

三、檔案借閱使用制度

檔案是公司的寶貴財(cái)富，檔案的開放利用工作，是整個檔案工作的重要環(huán)節(jié)之一，也是檔案工作的根本目的。

(一)在查閱檔案時，只準(zhǔn)查閱自己需要的部分，不得隨便翻閱其他部分的內(nèi)容，閱后要當(dāng)面交點(diǎn)清楚。

(二)查閱檔案者，不準(zhǔn)拆卷、涂改，不準(zhǔn)在檔案上亂劃或做標(biāo)記，違者將依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。如需復(fù)制，須經(jīng)檔案館允許。密件不準(zhǔn)復(fù)制。

(三)借閱檔案，原則上不超過半個月(15天)，屆時未用完者，可到檔案館辦理續(xù)借手續(xù);借閱人出差時，借閱期限可適當(dāng)放寬;借閱人調(diào)離的，應(yīng)將所借檔案及時歸還。如需轉(zhuǎn)借他人使用，須到檔案館辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。

(四)借出檔案者應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不能泄密、丟失、轉(zhuǎn)借、涂改、污損、拆散，違者將依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。

(五)借閱人持有的工作聯(lián)系單，一定明確表明要借閱的文件名稱，文件級別、查閱目的，查閱時間等詳細(xì)內(nèi)容，如果存在詞語模糊，界定不明的現(xiàn)象，檔案室管理員有權(quán)拒絕外借。

四、檔案室管理制度

要科學(xué)地管理好檔案，確保檔案的安全，使之有效地為本公司的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

(一)對于檔案室的管理，堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的原則。著重做好防火、防盜、防水、防塵、防霉、防蟲、防鼠工作和檔案室內(nèi)濕度的控制、調(diào)節(jié)及照明管理方面的工作。

(二)檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃、易爆、易腐物品帶進(jìn)檔案室。

(三)采取有效措施防治鼠、蟲、霉害，定期進(jìn)行檢查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時處理。

(四)檔案室周圍配備適當(dāng)?shù)南榔鞑模雌鞑囊蠖ㄆ跈z查更換，檔案室管理員應(yīng)該懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。經(jīng)常進(jìn)行安全防火檢查，確保萬無一失。

(五)下班前，要檢查所有門窗是否關(guān)嚴(yán)，檢查燈是否關(guān)閉。周末及假期要切斷檔案室電源。

五、圖書資料的購買制度

檔案室管理員負(fù)責(zé)公司員工及領(lǐng)導(dǎo)的圖書及其他資料的購買。

(一)員工填寫圖書資料購買通知單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交檔案室管理員。

(二)檔案室管理員本著“適用、節(jié)約”的原則，采用合適的方式購買所需資料，要求必須有正規(guī)發(fā)票。

(三)圖書買來后，攜帶書和發(fā)票去集團(tuán)公司檔案室進(jìn)行存檔和蓋章，并辦理《圖書資料借閱手續(xù)》，然后由總部檔案管理員在發(fā)票上簽字。蓋章后的圖書資料需在本單位檔案室進(jìn)行存檔后，方可通知所需部門辦理圖書借閱手續(xù)。

(四)填寫《發(fā)票報(bào)銷申請單》，后附發(fā)票，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后交公司統(tǒng)計(jì)。

六、檔案鑒定銷毀制度

做好檔案鑒定銷毀工作，剔除失去價(jià)值的檔案材料，更好地保護(hù)珍貴檔案和重要檔案，是一項(xiàng)既嚴(yán)肅又細(xì)致的工作，必須以科學(xué)態(tài)度對待。

(一)檔案鑒定工作，就是通過甄別和鑒定，將有價(jià)值的檔案更好地保存

下來，達(dá)到室藏檔案既完整又精練。

(二)進(jìn)行檔案鑒定時，須由檔案管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。采取直接鑒定的方法，逐件地審查文件，準(zhǔn)確地進(jìn)行分析，判斷其價(jià)值。

(三)檔案鑒定后，對沒有保存價(jià)值或保管期限已過的需要銷毀的檔案，報(bào)請相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)審批。重要檔案文件需報(bào)請公司總經(jīng)理審批后，方可銷毀。

(四)要銷毀的文件資料都必須編制銷毀清冊，方可銷毀。

七、檔案保密制度

檔案管理涉及公司的很多機(jī)密文件，檔案管理員必須有高度的保密觀念，嚴(yán)格遵守公司的檔案保密制度。

(一)非檔案管理員未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入檔案室，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)不得將檔案帶出檔案室，不得私自復(fù)制檔案。

(二)檔案室管理員不得私自摘抄和向外傳播存檔內(nèi)容，不得以任何理由為借口對外泄露檔案機(jī)密。

(三)檔案管理員必須嚴(yán)格界定公司的檔案文件的密級，對于機(jī)密、絕密檔案必須使用專門的檔案柜進(jìn)行存放，并將檔案柜上鎖保存。

(四)對于需要銷毀的檔案或材料，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并編制清冊，由兩人監(jiān)銷。辦公廢紙、廢件、重復(fù)件等，要妥善保存，不得隨意當(dāng)垃圾傾倒，與需銷毀檔案或材料一并送機(jī)要局指定單位銷毀。

(五)管理好檔案室及檔案櫥門鎖鑰匙是檔案管理員的責(zé)任，不得丟失、不得外借。

(六)檔案管理員要有高度的責(zé)任心，要相互監(jiān)督執(zhí)行，經(jīng)常進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)失密現(xiàn)象，及時報(bào)告，及早處理。

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檔案室管理規(guī)則篇三

一、存檔范圍

公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、工程資料、項(xiàng)目方案、經(jīng)濟(jì)合同、設(shè)備資料、聲像材料等具有保存、參考價(jià)值的文件資料。

二、資料保管

1.由人力資源部檔案室負(fù)責(zé)分類保管，歸檔存放，做到查找方便、迅捷。

2.堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”工作(即防盜、防水(潮)、防火、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密、防磁)工作，確保檔案完整安全。

3.檔案室內(nèi)要保持清潔干凈。

三、資料查閱

1.查閱一般資料由該部門經(jīng)理批準(zhǔn)，查閱密級資料由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

2.查閱檔案要保持整潔，嚴(yán)禁涂改、擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。因工作需要進(jìn)行摘錄和復(fù)制時，應(yīng)由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.嚴(yán)禁將檔案帶出檔案室，必須帶出時，由主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在規(guī)定時間內(nèi)送還。

4.查閱客戶資料時需要主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，嚴(yán)禁復(fù)印客戶的任何資料。

5.業(yè)主查閱其房屋相關(guān)資料由銷售部經(jīng)理核準(zhǔn)方可辦理。

6.政府部門查閱資料時須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

7.嚴(yán)格閱檔登記制度。

四、檔案銷毀

1.任何個人或部門未經(jīng)允許無權(quán)銷毀公司資料。

2.檔案銷毀須嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，履行批準(zhǔn)手續(xù)。一般內(nèi)部資料須主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，密級資料須總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理員須認(rèn)真填寫及編制檔案銷毀清單，在人力資源部經(jīng)理監(jiān)督下銷毀。

4.做好銷毀記錄。

看了