工作學(xué)習(xí)中一定要善始善終，只有總結(jié)才標(biāo)志工作階段性完成或者徹底的終止。通過(guò)總結(jié)對(duì)工作學(xué)習(xí)進(jìn)行回顧和分析，從中找出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，引出規(guī)律性認(rèn)識(shí)，以指導(dǎo)今后工作和實(shí)踐活動(dòng)。那關(guān)于總結(jié)格式是怎樣的呢？而個(gè)人總結(jié)又該怎么寫(xiě)呢？這里給大家分享一些最新的總結(jié)書(shū)范文，方便大家學(xué)習(xí)。

酒店行政管理工作總結(jié)酒店行政工作總結(jié)篇一

第一條酒店各部所使用的各類(lèi)公章按本制度規(guī)定進(jìn)行管理。

第二條總經(jīng)理辦公室對(duì)所有公章均要登記造冊(cè)，由使用部門(mén)簽字領(lǐng)用。

第三條各部門(mén)公章應(yīng)根據(jù)其種類(lèi)，由部門(mén)經(jīng)理、文員或指定專(zhuān)人保管、使用。各部門(mén)經(jīng)理對(duì)本部門(mén)所用公章負(fù)責(zé)。

第四條因工作需要刻制新公章，由部門(mén)經(jīng)理提出書(shū)面請(qǐng)示，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，總經(jīng)理辦公室辦理有關(guān)手續(xù)刻制，并發(fā)文啟用。

第五條掌管公章的人員調(diào)動(dòng)時(shí)，部門(mén)經(jīng)理要負(fù)責(zé)公章移交。部門(mén)經(jīng)理調(diào)動(dòng)時(shí)，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公章的監(jiān)交。

第六條所用公章要妥善保管，按規(guī)定使用，確保使用安全。掌管人員要對(duì)公章負(fù)全部責(zé)任。

第七條不使用的公章，應(yīng)交回總經(jīng)理辦公室，登記注銷(xiāo)，由總經(jīng)理辦公室按規(guī)定報(bào)廢處理。

第八條本制度自#年#月#日起執(zhí)行。

第一條收到公文后，首先要進(jìn)行登記。公文包括上級(jí)來(lái)文、下級(jí)請(qǐng)示件、同級(jí)呈送件。要逐件進(jìn)行登記，內(nèi)容包括問(wèn)序號(hào)、收文日期、來(lái)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、領(lǐng)導(dǎo)批示、承辦情況、歸卷號(hào)。

第二條根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容、密級(jí)、閱讀對(duì)象和具體要求，呈報(bào)總經(jīng)理進(jìn)行批閱。

第三條根據(jù)總經(jīng)理批示，轉(zhuǎn)交有關(guān)人員辦理。

第四條需傳閱的文件要專(zhuān)設(shè)文件本，并附文件傳閱單，及時(shí)遞交有關(guān)人員進(jìn)行傳閱。

第五條對(duì)于總經(jīng)理批示要求及時(shí)辦理的事項(xiàng)，要進(jìn)行檢查、督辦。要準(zhǔn)確、真實(shí)、全面、及時(shí)地反饋公文辦理信息。

第六條對(duì)所需辦復(fù)的文件、信件，要做到件件有著落，事事有回音，凡電復(fù)或面復(fù)的要注明當(dāng)事人、時(shí)間、情況和答復(fù)意見(jiàn)。

第七條閱辦后的文件要及時(shí)（或年終）收回歸檔。

第八條本制度自#年#月#日起執(zhí)行。

第一條酒店各部門(mén)應(yīng)本著節(jié)約的原則領(lǐng)取、使用辦公用品。

第二條各部室指定專(zhuān)人管理辦公用品。

第三條各部門(mén)于每月28日前將下月所需辦公用品計(jì)劃報(bào)辦公室。辦公室于每月6日前一次性將辦公用品發(fā)放至各部門(mén)。

第四條采購(gòu)人員根據(jù)計(jì)劃采購(gòu)、進(jìn)貨，保證供應(yīng)。

第五條辦公用品入庫(kù)和發(fā)放應(yīng)及時(shí)記賬，做到賬物相符。

第六條任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品庫(kù)房，不得挪用辦公用品及其他物資。庫(kù)房要做到類(lèi)別清楚、碼放整齊。

第七條加強(qiáng)管理和消防工作，防止被盜、失火。

第八條本制度自#年#月#日起執(zhí)行。

1 、酒店的保密工作是指對(duì)可能發(fā)生的泄密和竊取活動(dòng)采取的`系列防范措施。

2、保密工作原則：積極防范，突出重點(diǎn)，嚴(yán)肅紀(jì)律。

3、全體員工應(yīng)做到：嚴(yán)守秘密，不得以任何方式向酒店內(nèi)外無(wú)關(guān)人員散布、泄漏公司機(jī)密或涉及公司機(jī)密。

4、文件和資料的保密：

（1）擬稿。文稿的擬定者應(yīng)準(zhǔn)確定出文稿的密級(jí)。

（2）印制。文件統(tǒng)一由行政管理部門(mén)印制。

（3）復(fù)印。復(fù)印秘密文件和資料，由部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。

（4）遞送。攜帶秘密文件外出，由兩人同行，并包裝密封。

（5）保管。秘密文件由行政管理部門(mén)統(tǒng)一保管，個(gè)人不得保存。如需借閱，由部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，并與當(dāng)天收回。

（6）歸檔。沒(méi)有解密的文件和資料存檔時(shí)要在扉頁(yè)上注明原定密級(jí)，并按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（7）銷(xiāo)毀。按檔案管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

5、保密內(nèi)容按以下三級(jí)劃分：

（1）絕密級(jí)：

①酒店領(lǐng)導(dǎo)的電傳、傳真、書(shū)信；

②非公開(kāi)的規(guī)章制度、計(jì)劃、報(bào)表及重要文件；

③酒店領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人情況；

④正在研究的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與具體方案。

（2）機(jī)密級(jí)：

①酒店電傳、傳真、合同；

②員工檔案；

③組織狀況，人員編制；

④人員任免（未審批）。

（3）秘密級(jí)：

酒店的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、策劃方案及有損于酒店利益的其他事項(xiàng)。

6、細(xì)則：

（1）不得向其他員工窺探、過(guò)問(wèn)非本人工作職責(zé)內(nèi)的公司機(jī)密。

（2）嚴(yán)格遵守文件（包括傳真、計(jì)算機(jī)盤(pán)片）登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計(jì)算機(jī)中的秘密文件必須設(shè)置口令，并將口令報(bào)告公司總經(jīng)理。不準(zhǔn)帶機(jī)密文件到與工作無(wú)關(guān)的場(chǎng)所。不得在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛苁马?xiàng)和交接秘密文件。

（3）嚴(yán)格遵守秘密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。并按規(guī)定辦理借用登記手續(xù)。

（4）秘密文件、資料不準(zhǔn)私自翻印、復(fù)印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復(fù)制時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)辦公室批準(zhǔn)后辦理。復(fù)制件應(yīng)按照文件、資料的密級(jí)規(guī)定管理。不得在公開(kāi)發(fā)表的文章中引用秘密文件和資料。

（5）會(huì)議工作人員不得隨意傳播會(huì)議內(nèi)容，特別是涉及人事、機(jī)構(gòu)以及有爭(zhēng)議的問(wèn)題。會(huì)議記錄（或錄音）要集中管理，未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)不得外借。

（6）調(diào)職、離職時(shí)，必須將自己經(jīng)管的秘密文件或其他東西，交至總經(jīng)理，切不可隨意移交給其他人員。

（7）酒店員工離開(kāi)辦公室時(shí)，必須將文件放入抽屜和文件柜中。

（8）對(duì)外披露信息，按酒店規(guī)定執(zhí)行。

（9）酒店所有員工及管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，發(fā)現(xiàn)失密、泄密現(xiàn)象，要及時(shí)報(bào)告，認(rèn)真處理。對(duì)失密、泄密者，給予50—100元扣薪；視情節(jié)輕重，給予一定行政處分；造成酒店嚴(yán)重?fù)p失的，送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。

酒店行政管理工作總結(jié)酒店行政工作總結(jié)篇二

行政管理制度是每一個(gè)公司都需要的，下面小編整理了酒店賓館行政管理制度，歡迎閱讀!

每周經(jīng)理例會(huì)管理辦法

目的：加強(qiáng)每周經(jīng)理例會(huì)，提高會(huì)議效率。

第一條.部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)干部例會(huì)定于每周五舉行一次，由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理助

理、各部門(mén)主管級(jí)人員參加。

第二條.會(huì)議主要內(nèi)容為：

a. 總經(jīng)理傳達(dá)集團(tuán)公司有關(guān)文件以及酒店總經(jīng)理辦公室會(huì)議的精神。

b. 各部門(mén)主管匯報(bào)一周工作情況，以及需提請(qǐng)總經(jīng)理或其它部門(mén)協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題。

c. 由總經(jīng)理對(duì)本周各部門(mén)的工作進(jìn)行講評(píng)，提出下周工作的要點(diǎn)，并進(jìn)行布置和安排。

d. 其它需要解決的問(wèn)題。

第三條.例會(huì)參加者在會(huì)上要暢所欲言各持己見(jiàn)，允許持有不同觀點(diǎn)和保留

意見(jiàn)，但會(huì)上一旦形成決議，無(wú)論個(gè)人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

第四條.嚴(yán)守會(huì)議紀(jì)律，保守會(huì)議秘密，在會(huì)議決策未正式公布以前，不得

私自泄漏會(huì)議內(nèi)容，影響決議實(shí)施。

第一條.部門(mén)例會(huì)每日上午8：00準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)。

第二條.例會(huì)每日1-2次。

第三條.部門(mén)領(lǐng)班及組長(zhǎng)有權(quán)根據(jù)工作需要加開(kāi)臨時(shí)性例會(huì)布置重點(diǎn)會(huì)員接待工作。

第四條. 部門(mén)例會(huì)內(nèi)容及程序

a.檢查考勤及在崗情況。

b.檢查儀容儀表及工作精神狀態(tài)。

情況;崗位責(zé)任制、服務(wù)程序、注意事項(xiàng)等。

d.總結(jié)前一日工作,提出問(wèn)題并糾正,提出表?yè)P(yáng)和批評(píng)。

e.布置當(dāng)日工作。

(1) 客情報(bào)告及分析。

(2) 人員分工和應(yīng)急調(diào)整。

(3) 注意事項(xiàng)及工作重點(diǎn)。

f.朗誦企業(yè)理念。

1.各部門(mén)實(shí)行點(diǎn)名考勤，月底由部門(mén)主管將考勤表交到財(cái)務(wù)部，負(fù)責(zé)打考勤的人不得。

2.考勤表是財(cái)務(wù)部制定員工工資的重要依據(jù)。

1.遲到：凡超過(guò)上班時(shí)間5—30分鐘未到工作崗位者，視為遲到，將被扣罰5—30元。

2.早退：凡未向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假，提前5—30分鐘離開(kāi)工作崗位者，視為早退，將被扣罰5—30元。

3.曠工：凡屬下列情形之一者均按曠工處理。

(1)遲到、早退、一次時(shí)間超過(guò)30分鐘或當(dāng)日遲到、早退時(shí)間累計(jì)超過(guò)30分鐘者，按累計(jì)缺勤時(shí)間的2倍處理。超過(guò)2小時(shí)按曠工1天處理。

(2)未出具休假、事假證明者，按實(shí)際天數(shù)計(jì)算曠工。

休假未經(jīng)批準(zhǔn)，逾期不返回工作單位者按實(shí)際天數(shù)計(jì)算曠工。

(3)輪班、調(diào)班不服從安排，強(qiáng)行自由休假者，按實(shí)際天數(shù)計(jì)算曠工。

(4)請(qǐng)假未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自離崗者，按實(shí)際天數(shù)計(jì)算曠工。

(5)不服從工作安排，調(diào)動(dòng)未到崗者，按實(shí)際天數(shù)計(jì)算曠工。

(6)不請(qǐng)假離崗者，按實(shí)際天數(shù)計(jì)算。

(7)曠工采取3倍罰款辦法。

員工因事請(qǐng)假，應(yīng)提前填寫(xiě)

請(qǐng)假條

回家等)。

(2)請(qǐng)假2天以?xún)?nèi)由部門(mén)主管批準(zhǔn)。

(3)請(qǐng)假3天(含3天)以上由部門(mén)主管簽字報(bào)總經(jīng)理審批。

(4)管理人員請(qǐng)假需報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

1.按期發(fā)放類(lèi)：稿紙本、筆類(lèi)、記事本、膠水、曲別針、大頭針、訂書(shū)釘?shù)取?/p>

2.按須計(jì)劃類(lèi)：打印機(jī)碳粉、墨盒、文件夾、檔案袋、印臺(tái)、印臺(tái)油、訂書(shū)器、電池、計(jì)算器、復(fù)寫(xiě)紙、軟盤(pán)、支票夾等。

3.集中管理使用類(lèi)：辦公設(shè)備耗材。

根據(jù)各部門(mén)的申請(qǐng)，庫(kù)房結(jié)合辦公用品的使用情況，由保管員提出申購(gòu)單，交主管會(huì)計(jì)審核，交總經(jīng)理批準(zhǔn)。

1.員工入職時(shí)每人發(fā)放圓珠筆1支，筆芯以舊換新。

2.每個(gè)部門(mén)每月發(fā)放1本原稿紙。

3.部門(mén)負(fù)責(zé)人每人半年發(fā)放1本記事本，員工3個(gè)月發(fā)放1本記事本。

4.膠水和訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等按需領(lǐng)用，不得浪費(fèi)。

5.辦公用打印紙、墨盒、碳粉等需節(jié)約使用，按需領(lǐng)用。

第一條.公司根據(jù)員工不同崗位,發(fā)給不同崗位的制服.

第二條.公司為因崗位所需的員工提供行李、餐具等生活用品。

第三條.凡在公司工作的員工均發(fā)給員工號(hào)牌和《員工手冊(cè)》。

第四條.員工每人須交納服裝、行李保證金500元，在工資中逐月扣除。

第五條.員工離職市時(shí)須填寫(xiě)離職單，將所有個(gè)人領(lǐng)用物品交齊后方可離職。

第六條.員工離職時(shí)必須將服裝、床上用品等清洗干凈交回庫(kù)房。

第一條.員工必須在員工食堂就餐，嚴(yán)禁在宿舍、走廊，辦公室等地就餐，違反1次罰款20元。

第二條.食堂操作間，除食堂工作人員外，其他閑散人員不得隨意進(jìn)入，違反1次罰款20元。

第三條.就餐要排隊(duì)打飯，不得擁擠、打鬧和大聲喧嘩，做到吃多少打多少，嚴(yán)防浪費(fèi)。

第四條.員工就餐時(shí)，要注意保持室內(nèi)衛(wèi)生，不隨地吐痰，不準(zhǔn)亂扔臟物，嚴(yán)禁在食堂內(nèi)吸煙。

第五條.就餐員工要養(yǎng)成愛(ài)護(hù)公物的習(xí)慣，不準(zhǔn)損壞餐具、餐桌和餐椅，損壞要按原價(jià)賠償。

第六條.如有倒飯現(xiàn)象一經(jīng)發(fā)現(xiàn)罰款50元。

第一條.員工宿舍為員工休息場(chǎng)所，必須保持環(huán)境清潔。

第二條.員工實(shí)行輪流值日，對(duì)員工宿舍進(jìn)行日常清理。

第三條.在員工宿舍不得大聲喧嘩，違者罰款20元。

第四條.不得在員工宿舍不得使用大功率電器，和電爐子。

第五條.嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)亂寫(xiě)亂畫(huà)，亂釘釘子，違者罰款20元。

第七條.宿舍內(nèi)不得私藏管制刀具，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將給予罰款或開(kāi)除。

第八條.男女員工不得混居一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將開(kāi)除處理。

第十條.不得損壞宿舍內(nèi)備品，違者按價(jià)賠償。

第十一條.值日衛(wèi)生清理不干凈，將處20元罰款。

第一條.員工淋浴時(shí)間為每周三，在康樂(lè)部淋浴室進(jìn)行。

第二條.洗澡的具體時(shí)間根據(jù)營(yíng)業(yè)的時(shí)間詳細(xì)通知。

第三條.員工洗澡時(shí)自帶浴品。

第四條.員工洗浴結(jié)束后共同將浴室衛(wèi)生清理干凈。

第一條.對(duì)講機(jī)作為酒店辦公用通信工具,只限在工作場(chǎng)所使用.

第二條.對(duì)講機(jī)只允許在接待服務(wù)過(guò)程中使用,不能做為個(gè)人聯(lián)絡(luò)使用.

第三條.使用對(duì)講機(jī)時(shí)必須用耳機(jī),且音量要降到最低.

第四條.對(duì)講機(jī)必須妥善保管,保證使用通暢.

第五條.在工作交接時(shí),必須將對(duì)講機(jī)、耳機(jī)上交庫(kù)房。

第六條.如因個(gè)人原因造成對(duì)講機(jī)破損或丟失，由使用人按價(jià)賠償。

酒店行政管理工作總結(jié)酒店行政工作總結(jié)篇三

5、檔案資料一般不借出，只在行政辦閱讀;

6、酒店外人員借閱檔案，須請(qǐng)示總經(jīng)理和管理公司方可進(jìn)行;

8、酒店的檔案資料是真實(shí)歷史的記錄，是今后工作考查主要根據(jù)。應(yīng)按年份排列保管，便于今后查閱。

酒店行政管理工作總結(jié)酒店行政工作總結(jié)篇四

1.定崗定編、合理配置人員，做到人盡其才。

2.科學(xué)安排班次，充分利用有限人力資源。

3.打破工種界線(xiàn)，組織交叉培訓(xùn)，跨崗位跨部門(mén)調(diào)配人力。

4.加強(qiáng)崗位培訓(xùn)，建立和運(yùn)用激勵(lì)機(jī)制。

5.雇用季節(jié)工和鐘點(diǎn)工降低成本。

6.行政辦管理酒店不能流于形式，總經(jīng)理要想辦法讓總監(jiān)們敢提意見(jiàn)，肯提意見(jiàn)?？偨?jīng)理要聽(tīng)得進(jìn)反對(duì)意見(jiàn)，接納別人正確意見(jiàn)，用集體智慧，形成團(tuán)隊(duì)管理酒店。

7.建議酒店總經(jīng)理每周起碼與部門(mén)主管一起吃一次飯，互相溝通，互相了解，互相交流，以達(dá)到相互得益的目的。

8.建議總經(jīng)理深入生意下降、營(yíng)利不好的部門(mén)，調(diào)查研究，與部門(mén)經(jīng)理一起制定扭虧為盈的計(jì)劃，并在實(shí)施中不斷總結(jié)，調(diào)整計(jì)劃，直到生意上升，營(yíng)利好轉(zhuǎn)。

9.建議抓好后勤部門(mén)樹(shù)立為營(yíng)業(yè)前線(xiàn)服務(wù)意識(shí)，要有全局觀念，急前線(xiàn)營(yíng)業(yè)部門(mén)之所急，反對(duì)以本部門(mén)為理由或只顧本部門(mén)的利益卡前線(xiàn)營(yíng)業(yè)部門(mén)，影響對(duì)客服務(wù)。

10.建議認(rèn)真慣徹“酒店禮儀禮貌，以本部門(mén)主管為榜樣?！弊龅絾T工相遇，高層先向下屬打招呼。

11.建議要求部門(mén)主管對(duì)下屬除作風(fēng)上嚴(yán)格要求，工作上積極支持，生活上還要經(jīng)常關(guān)心，最好能1-2個(gè)月內(nèi)搞一次集體活動(dòng)，或請(qǐng)下屬外出食飯，培養(yǎng)自己核心力量和凝聚力。但反對(duì)搞山頭。

12.建議行政辦在酒店管理工作中，重視培養(yǎng)各部門(mén)“典型人物”、“先進(jìn)分子”堅(jiān)持正面引導(dǎo)，以鼓勵(lì)為主的方法，以典型帶動(dòng)全體，收到整體提高目的。

13.酒店總經(jīng)理每年12月份前要收齊部門(mén)明年工作計(jì)劃書(shū)，修改本酒店明年工作計(jì)劃書(shū)，上交一份管理公司存檔。

14.建議對(duì)酒店各部門(mén)之假期作嚴(yán)格控制，使用“以假補(bǔ)假”盡量少用“以資補(bǔ)假”方法處理員工假期。

15.建議嚴(yán)格控制高級(jí)管理人員星期六離店時(shí)間(下班后)和星期日晚上回店沒(méi)有特別情況不要星期一回店。

酒店行政管理工作總結(jié)酒店行政工作總結(jié)篇五

為使酒店各部門(mén)行文規(guī)范化，提高整體辦公效率，特做如下規(guī)定：

一、 呈文文字表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練、通順、標(biāo)點(diǎn)正確。

二、 呈文專(zhuān)題專(zhuān)用，一文一事，內(nèi)容明確。開(kāi)門(mén)見(jiàn)山提出本部門(mén)對(duì)所請(qǐng)示問(wèn)題的處理意見(jiàn)，請(qǐng)酒店領(lǐng)導(dǎo)酌定。

三、 呈文由本部門(mén)承辦人擬定，由本部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)核稿。并在部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)一欄，寫(xiě)出部門(mén)的具體意見(jiàn)。態(tài)度要明朗，簡(jiǎn)明扼要，最后簽名并注明時(shí)間。

四、 呈文格式包括：呈文文號(hào)、呈文題目、主管領(lǐng)導(dǎo)批示。呈文內(nèi)容書(shū)寫(xiě)要符合規(guī)范。文號(hào)不得重復(fù);呈文題目簡(jiǎn)明扼要，高度概括;主管領(lǐng)導(dǎo)名稱(chēng)不得襲用“酒店領(lǐng)導(dǎo)”的簡(jiǎn)稱(chēng);在主管領(lǐng)導(dǎo)名稱(chēng)后，另起一行書(shū)寫(xiě)請(qǐng)示報(bào)告的主要內(nèi)容;末尾簽署呈文部門(mén)及時(shí)間。

五、 各部門(mén)負(fù)責(zé)人作為核稿人，不僅要對(duì)呈文內(nèi)容審核，而且要審查呈文格式是否規(guī)范，對(duì)呈文負(fù)全面責(zé)任。

六、 各部門(mén)呈取文，需嚴(yán)格辦理收發(fā)文手續(xù)，寫(xiě)明收發(fā)文時(shí)間、文稿內(nèi)容、收發(fā)人姓名。若手續(xù)不全，總經(jīng)理辦公室有權(quán)不負(fù)責(zé)遞送。

七、 各部門(mén)送來(lái)閱批的文件，總經(jīng)理簽發(fā)后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出。

八、 呈文程序：

在呈文本上登記

各部門(mén)呈文 行政辦 主管領(lǐng)導(dǎo)

在收文本上登記

不按上述公文傳遞程序越級(jí)呈文，行政辦將予以退回。

行文管理制度

一、 以酒店名義的行文，先由部門(mén)承辦人擬稿，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審閱后，送總經(jīng)理辦公室核稿并請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā)。

二、 繕印的文件均由擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)，重要文件(以酒店名義的行文)均由總經(jīng)理辦公室校對(duì)。打字、校對(duì)人均在原稿上簽注姓名、日期。

三、 經(jīng)修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多，模糊不清的，應(yīng)由原擬稿人謄清后再打印。

收發(fā)文管理制度

一、 公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。

二、 酒店的收文，由檔案秘書(shū)簽收登記，總經(jīng)理的收文由酒店總經(jīng)理簽收，屬酒店領(lǐng)導(dǎo)親收件，一律交收件人親自拆封。

三、 公文登記后，由行政辦公室根據(jù)總經(jīng)理的指示，轉(zhuǎn)交各位領(lǐng)導(dǎo)傳閱，如需轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)閱辦，應(yīng)由檔案秘書(shū)送交，并經(jīng)登記、簽收后才可送交。

四、 閱讀文件應(yīng)按規(guī)定范圍，秘密級(jí)以上文件須到行政辦公室閱讀。因工作需要借閱文件應(yīng)辦理手續(xù)，用完后及時(shí)退還，秘密級(jí)以上文件，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員均不得攜離辦公室。

五、 各部門(mén)均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件落實(shí)，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。

六、 公文辦完后，應(yīng)根據(jù)文書(shū)立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完成。

七、 各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送行政辦公室登記保管。

八、 沒(méi)有存查必要的公文，經(jīng)過(guò)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政辦公室定期銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專(zhuān)人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷(xiāo)，秘密級(jí)以上文件，不準(zhǔn)作廢品處理，一律集中按有關(guān)規(guī)定處理。

刻制印章是印章管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。酒店需刻制新印章須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn);酒店各部門(mén)需刻制新印章，要寫(xiě)出報(bào)告，并附上新印章的名稱(chēng)、式樣和規(guī)格，報(bào)經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T(mén)申請(qǐng)刻制。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。啟用新印章，應(yīng)選擇好時(shí)間，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知。

酒店的行政印章和總經(jīng)理的私章，由總辦統(tǒng)一保管，并有專(zhuān)人專(zhuān)管;各部門(mén)的印章也要指定專(zhuān)人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。

印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。印章使用必須經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)限可分級(jí)掌握。使用部門(mén)的印章，需經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);使用酒店印章，須認(rèn)真填寫(xiě)用印申請(qǐng)表，并附有關(guān)材料，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章，并進(jìn)行登記，店領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，授權(quán)總辦主任核準(zhǔn)。員工因私須開(kāi)具各種證明，加蓋酒店印章，必須書(shū)面申請(qǐng)并附有關(guān)材料，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。

由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門(mén)(單位)撤銷(xiāo)等原因而造成的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管，同時(shí)辦好移交手續(xù)。屬于個(gè)人的印章應(yīng)退給本人。經(jīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定將停用印章存檔或銷(xiāo)毀。

一. 借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級(jí)以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。

二. 案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷的文件及資料可借出。

三. 文件、資料借閱期限不得超過(guò)兩個(gè)星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

四. 借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與完整，對(duì)檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保密法》追究當(dāng)事人的責(zé)任。

五. 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

六. 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位

介紹信

七. 外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審核、簽章后才能帶出。

1.信箋介紹信：用這種信箋開(kāi)介紹信，可以表達(dá)較為復(fù)雜內(nèi)容。

2.存根介紹信：用這種介紹信主要是用于介紹某人到何處辦何事的一個(gè)憑證。這種介紹信的存根要?dú)w檔，保存期五年。

3.證明信：以酒店行政的名義證明某人的身份、經(jīng)歷或者有關(guān)事件的真實(shí)情況的專(zhuān)用書(shū)信。

酒店介紹信一般由人事部秘書(shū)負(fù)責(zé)保管和開(kāi)具，開(kāi)具介紹信要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)后，報(bào)經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批;一般事宜需由部門(mén)經(jīng)理簽字，人事部經(jīng)理審批，方可開(kāi)具介紹信。嚴(yán)禁開(kāi)出空白介紹信。

一、 酒店辦公用品(設(shè)備)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)及發(fā)放。

二、 各部門(mén)領(lǐng)用辦公用品(設(shè)備)需填寫(xiě)“辦公用品領(lǐng)用單”，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字認(rèn)可后，到人事行政部領(lǐng)取。

三、 人事部根據(jù)各部門(mén)領(lǐng)用情況，對(duì)無(wú)庫(kù)存的辦公用品(設(shè)備)進(jìn)行申購(gòu)，填制酒店申購(gòu)單，列明品名、規(guī)格型號(hào)及數(shù)量，并向供應(yīng)商詢(xún)價(jià)。經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購(gòu)買(mǎi)。

( 暫 行 )

二、 各部門(mén)每日上午9時(shí)，將當(dāng)日用車(chē)計(jì)劃填寫(xiě)“用車(chē)申請(qǐng)單”，注明目的地、事由等，由部門(mén)經(jīng)理簽字后，交總辦統(tǒng)一安排。臨時(shí)用車(chē)也應(yīng)填寫(xiě)“用車(chē)申請(qǐng)單”，由總辦視事情的緩急另行安排。申請(qǐng)單如無(wú)部門(mén)經(jīng)理簽字，總辦有權(quán)不予做派車(chē)安排。特殊情況除外。

三、 總辦接到申請(qǐng)單后，開(kāi)具“派車(chē)單”給相關(guān)駕駛員。駕駛員在接到“派車(chē)單”后方可出車(chē)。否則，視為私自出車(chē)，按曠工處理。

四、 駕駛員完成出車(chē)任務(wù)回到單位后，應(yīng)立即將派車(chē)單填寫(xiě)完整交回行政辦，以便備查。

五、 駕駛員在無(wú)出車(chē)任務(wù)時(shí)，應(yīng)在休息室待命，不得私自外出。否則，視為曠工。

酒店檔案是酒店在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。

酒店檔案管理機(jī)構(gòu)

各部門(mén)兼職檔案管理員

即對(duì)酒店在工作中具有存查價(jià)值、處理完畢的文件材料，系統(tǒng)、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時(shí)調(diào)用參考。

按照文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映酒店工作活動(dòng)特點(diǎn)和真實(shí)面貌，以利于加強(qiáng)酒店文件的保管和參考利用。

1.3.7 酒店財(cái)產(chǎn)、物資、檔案交接的憑證等;

1.3.10 重要投訴及其他信訪(fǎng)工作的材料等;

1.3.12 其他與酒店有關(guān)的重要書(shū)面材料或資料等。

2.1 各部門(mén)隨時(shí)收集辦理完畢的文件材料，按類(lèi)別分別存放。第二年經(jīng)檢查齊全后，整理歸檔。

2.2 各部門(mén)設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)檔案的日常收集、管理、監(jiān)督及檢查。

2.3 文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。

2.4 電腦檔案分別于電腦硬盤(pán)和軟盤(pán)內(nèi)保存，機(jī)密文件加設(shè)保護(hù)密碼。

3.1 按事宜分類(lèi)：即按文件內(nèi)容所涉及的具體事宜或工作進(jìn)行分類(lèi)。

3.2 按時(shí)間分類(lèi)：即按文件形成的時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)。

3.3 按收、發(fā)文單位分類(lèi)。

3.4 按酒店部門(mén)設(shè)置分類(lèi)。

各部門(mén)對(duì)本部門(mén)發(fā)出的文件(發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要等)，采用部門(mén)代碼+文件類(lèi)型+日期+序號(hào)進(jìn)行編號(hào)：xxxxxxx。機(jī)密文件還應(yīng)按密級(jí)標(biāo)明“機(jī)密文件”、“絕密文件”。

酒店部門(mén)設(shè)置及代碼如下：(英文開(kāi)頭字母)

行政辦 eo

財(cái)務(wù)部 fc

營(yíng)業(yè)部 ms

人事部 hr

工程部 en

保安部 se

前廳部 fo

房務(wù)部 hk

餐飲部 fb

對(duì)已處理完畢的文件，按照文件類(lèi)別及次序進(jìn)行編號(hào)。

認(rèn)真檢查每一類(lèi)別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類(lèi)。

每類(lèi)文件可按文件形成時(shí)間順序、重要程度或工作程序等進(jìn)行排序。系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫(xiě)頁(yè)碼，以固定排列順序，保證材料完整。

5.4案卷標(biāo)題反映該類(lèi)文件的自然聯(lián)系與共同特征，要求嚴(yán)謹(jǐn)，文字通順、扼要。

案卷目錄包括順序號(hào)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)和日期等。

案卷封皮的項(xiàng)目包括單位名稱(chēng)、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件材料張數(shù)、起止日期和保管期限等。

案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制;裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊;紙面過(guò)大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。

裝訂后的案卷，應(yīng)按照年度進(jìn)行排列，統(tǒng)一編號(hào)登記，填寫(xiě)《歸檔案卷目錄》。

6. 檔案的保管

6.1 涉及經(jīng)濟(jì)的檔案，如合同、協(xié)議書(shū)、

保證書(shū)

說(shuō)明書(shū)

6.2 檔案室應(yīng)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。

6.3 每年對(duì)檔案進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。

6.4 對(duì)于已失去作用的檔案要進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，送總經(jīng)理審批后銷(xiāo)毀。

6.5 銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，防止失密。

7. 檔案的借閱

7.1 借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱;機(jī)密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。

7.2 借閱期限不得超過(guò)兩周，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

7.3 借閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、復(fù)制、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則，按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。

7.4 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理負(fù)責(zé)人。

7.5 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱。但不能帶離檔案室。

7.6 外單位摘抄檔案材料，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意;檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其摘抄的材料進(jìn)行審查、簽章。

各辦公室操作手冊(cè)

1. 圖文傳真、電話(huà)和電子郵件的處理(商務(wù)中心)

1.1. 傳真操作

1.1.1. 打入的傳真/電子郵件

必須要記錄接收日期及時(shí)間、傳真機(jī)或電子

郵件地址，以便收件人直接簽收。

1.1.2. 因公務(wù)而發(fā)出的傳真/電子郵件：

1.預(yù)備消息內(nèi)容。

2.校對(duì)訊息內(nèi)容及資料，確保以最短時(shí)間發(fā)出準(zhǔn)確的消息。

3.查明對(duì)方(接收者)姓名、職位、機(jī)構(gòu)、地域(國(guó)家或城市)名稱(chēng)、傳真機(jī)號(hào)碼或郵件地址。

4.待部門(mén)經(jīng)理批閱簽字后，方可發(fā)出。

5.跟催有關(guān)消息發(fā)出后打印副本，作為存檔之用。

1.2. 電話(huà)操作

員工在電話(huà)里的良好談吐、得體應(yīng)對(duì)是替酒店建立良好形象的重要一環(huán)。

1.2.1. 接聽(tīng)外來(lái)電話(huà)

1.聽(tīng)到電話(huà)鈴聲，立即接聽(tīng)。說(shuō)出部門(mén)名稱(chēng)或你的名字，再加上禮貌的問(wèn)候，例如“早晨好”、“您好”等。

2.表現(xiàn)友善及樂(lè)于幫忙的態(tài)度。

3.不可使用俚語(yǔ)，更不可粗言穢語(yǔ)。

4.通話(huà)內(nèi)容均須保密不可外涉。

5.不要讓對(duì)方等候太久，必要時(shí)請(qǐng)他(她)留言以便回復(fù)。

6.應(yīng)隨時(shí)預(yù)備筆及記事簿。

7.當(dāng)你不在辦公室時(shí)，應(yīng)通知總機(jī)或其他同事代為接聽(tīng)。

8.要找尋資料而須對(duì)方等候，應(yīng)通知對(duì)方所需的時(shí)間，讓對(duì)方?jīng)Q定繼續(xù)等候抑或稍后再聯(lián)絡(luò)。

轉(zhuǎn)回總機(jī)。

10.若談話(huà)中斷，應(yīng)把聽(tīng)筒放回，等待對(duì)方再來(lái)電。

11.若對(duì)方要找的人不在，應(yīng)詢(xún)問(wèn)對(duì)方：

a)可否轉(zhuǎn)到辦公室中其他同事處理;

b)記下對(duì)方姓名、電話(huà)、公司名稱(chēng)，有待回復(fù);

c)請(qǐng)對(duì)方稍后再來(lái)電。

12.確保上司不會(huì)被不必要的電話(huà)騷擾。

記錄留言的要點(diǎn)：

a)接聽(tīng)日期及時(shí)間

b)被電訪(fǎng)的人是誰(shuí)

c)對(duì)方的姓名、電話(huà)號(hào)碼(及內(nèi)線(xiàn))及公司名稱(chēng)

d)留言(消息)內(nèi)容

e)復(fù)述一遍有關(guān)資料，讓他(她)知道你已記下正確的消息

f)最后，把留言便條放在被訪(fǎng)者的桌上，使他(她)回來(lái)后能即時(shí)知道。

1.2.2.打出電話(huà)

1.認(rèn)定電話(huà)號(hào)碼無(wú)誤。

2.接不通電話(huà)應(yīng)稍后片刻再打。

3.對(duì)方接聽(tīng)后，你應(yīng)說(shuō)出要找誰(shuí)人或內(nèi)線(xiàn)號(hào)碼。

4. 若屢次接不通，而你的電話(huà)機(jī)操作正常，應(yīng)將接通工作交予下屬初級(jí)員工負(fù)責(zé)，以免浪費(fèi)你寶貴時(shí)間。此外，可透過(guò)電話(huà)房查詢(xún)對(duì)方電話(huà)是否失靈。

5.在打出電話(huà)前，應(yīng)記下通話(huà)內(nèi)容要點(diǎn)，以免遺漏某一部分而要重打，對(duì)方也會(huì)欣賞你的工作效率。

6.談話(huà)中斷，應(yīng)由你負(fù)責(zé)重打電話(huà)，繼續(xù)通話(huà)內(nèi)容。

2. 辦公室文件處理

2.1.檔案系統(tǒng)、分類(lèi)、取閱

檔案儲(chǔ)存的主要原因是保存文件整齊及在有需要時(shí)第一時(shí)間可找尋得到。

2.1.1.設(shè)立檔案系統(tǒng)必需合乎下列七大原則：

1.操作簡(jiǎn)單、快捷

2.必須易于翻查

3.考慮文件的數(shù)量、大小及性質(zhì)

4.只存放最新的資料

5.能配合日后擴(kuò)充的需要

6.所占空間大小適中

7.防火及防盜(例如存放法律文件)

2.1.2.分類(lèi)大致可分為：

1.按筆劃、字母來(lái)分類(lèi)(優(yōu)點(diǎn)：可作無(wú)限的擴(kuò)充)。

2.按項(xiàng)目來(lái)分類(lèi)，而項(xiàng)目的先后次序也用筆劃來(lái)區(qū)分。

(優(yōu)點(diǎn)：同類(lèi)型的事情集中一起，方便查閱)

3.按地區(qū)(國(guó)家、城市)來(lái)分類(lèi)。

4.以編號(hào)(代碼)代替名稱(chēng)存檔。

5.采用索引卡可快捷準(zhǔn)確地找出資料，以找尋編號(hào)檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特別抽屜中。

2.1.3.順序存檔

適用于每個(gè)檔案之中，按日期先后存檔，把最新(最近期)的文件放在檔案的最前或最上面。

2.1.4.檔案儲(chǔ)放的形式

1.直立式

2.橫放式

3.圖表

4.盒裝

5.待處理文件

6.微型膠卷

2.1.5.取檔記錄卡

為省卻追尋被取出或外借檔案的時(shí)間，“取檔記錄卡”可協(xié)助索回檔案。

每次取出文件后，把該卡放入填補(bǔ)空位。卡有：借件人姓名、部門(mén)、借

出日期、答允歸還日期、借件人及經(jīng)辦人簽署，方便日后追尋。取檔記

錄卡宜用鮮明顏色紙制成(例如紅色)，卡紙標(biāo)題應(yīng)高出其他檔案，令

人一目了然，容易跟催。

每次外借檔案均須獲得直屬上級(jí)同意才可辦理

2.1.6 跟催檔案

為確保按時(shí)處理任務(wù)，而且不會(huì)有所遺漏，這個(gè)檔案非常有效。檔案以

一年十二個(gè)月份來(lái)分隔，與及以三十一天來(lái)分隔。把將要做的工作寫(xiě)成

字條，放在預(yù)定的“月份”或“日期”的小格中。只要我們每天查看這

檔案，便可作出當(dāng)天應(yīng)做的“跟催”工作。

2.1.7 存檔的一般守則

1.按檔案系統(tǒng)把文件分類(lèi)、集中。

2.把文件放在正確的檔案內(nèi)。

3.存檔時(shí)按日期的次序正確地排列，最近期的放在前。

4.為避免檔案堆積，應(yīng)將過(guò)時(shí)的或現(xiàn)時(shí)不需要的文件與其他的分隔?？?/p>

慮將這些拔歸入“舊檔案”中或甚至將它毀滅。在已抽出舊資料的檔

案中記下那些文件所屬的舊檔編號(hào)、名稱(chēng)或存放位置。“舊檔案”也

須按放妥當(dāng)及分類(lèi)，方便日后翻查。

5.不可隨意把檔案中的文件取去。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在

取去文件的位置。甚至整個(gè)檔案亦須使用此卡。

6.如無(wú)足夠資料來(lái)建立新的檔案，應(yīng)把這些文件集中在“雜項(xiàng)”檔案中。

7.找尋某些檔案名稱(chēng)可能涉及多個(gè)途徑，應(yīng)把有關(guān)資料分別記在不同的

索引卡上，加快翻查速度。

(即c，b，及j字)索引卡上。

8.每天存檔令你的檔案儲(chǔ)有最新的資料。

9.放置檔案或索引卡應(yīng)遵守下列原則：

a)先排姓氏，再排名字。若同姓則以名字筆劃、字母排列。

應(yīng)將此檔案放在“w”(white)檔中。

c) 若公司名稱(chēng)包含多個(gè)人名，取其第一個(gè)。例如： “messers may，jones and jenkins”應(yīng)放在“m” 檔中。

d)若公司名稱(chēng)包含“the”字，可省去。例如：“the high pressure tools ltd”應(yīng)放在“h”(high)檔中。

文件應(yīng)在存檔前作分類(lèi)，一個(gè)分類(lèi)架(或分類(lèi)盒)實(shí)在合用。它可以是按筆劃多寡(或英文字母先后)來(lái)分成多格，幫助應(yīng)付大量文件存檔。

10. 酒店內(nèi)部各部門(mén)間的溝通，其中一個(gè)主要方式為來(lái)往之備忘錄，所

有經(jīng)行政部發(fā)出之信件，備忘錄應(yīng)有一影印本存放于獨(dú)立的總檔案

內(nèi)，此外，亦須影印一份存放于有關(guān)該事項(xiàng)或該部門(mén)的檔案內(nèi)。

3. 處理郵遞文件

3.1.1外來(lái)的信件

處理外來(lái)信件需要系統(tǒng)并有效率，以求盡快送到收件人手中。

1. 把商業(yè)信件與“私人”信件及“機(jī)密”文件分開(kāi)。

2. 用開(kāi)信刀或開(kāi)信機(jī)拆信，并確保文件完整。

3. 打開(kāi)信件，如有附件，將它一并釘裝。

4. 在信件上蓋收件日期作為記錄。

5. 到掛號(hào)郵件，須在郵局的收據(jù)上蓋印、簽署。

6. 若信件連同支票、匯票或匯款，應(yīng)把金額寫(xiě)在信件的右上角及簽署，以便財(cái)務(wù)部進(jìn)一步工作。

7. 把信件連同信封分發(fā)到各收件人。

8.“私人”及“機(jī)密”信件應(yīng)原封送往收件人。

9. 收到資料不全的郵件，例如沒(méi)有注明部門(mén)，或只寫(xiě)上人名及地址等，應(yīng)向前廳部或人事部查詢(xún)。

1. 把文件傳閱各有關(guān)部門(mén)

2. 把正本交給須處理信件中重要事情的部門(mén)，再由他們負(fù)責(zé)傳給其他。

3. 影印該文件送交各部門(mén)

3.1.3 發(fā)出的信件

由秘書(shū)預(yù)備好發(fā)出的信件：

1. 交給其上司簽署。

2. 檢查附件是否已放在一起。(把信件副本留作存檔之用)

3. 核對(duì)信件與信封所寫(xiě)的收件人是否無(wú)誤。

4. 摺起文件放入信封內(nèi)并封口。

5. 由于酒店部門(mén)眾多，應(yīng)在信封上當(dāng)眼位置用鉛筆寫(xiě)上部門(mén)名稱(chēng)或代號(hào)，方便信差計(jì)算各部門(mén)郵費(fèi)及日后退件處理。

6. 集中所有發(fā)出的郵件，交由商務(wù)中心統(tǒng)一寄出。

7. 計(jì)算信件重量，記錄郵費(fèi)。

8. 將一般信件與掛號(hào)、特快、航空郵件、包裹等分開(kāi)，并且填妥所需的表格或報(bào)關(guān)表等。

3.1.4 中央信箱

1. 設(shè)置在各辦公室職員容易到達(dá)的地方。

2. 信箱尺碼宜于可放置標(biāo)準(zhǔn)信件。

3. 每部門(mén)一格，設(shè)一格較大的來(lái)放置寄出的信件。

3.1.5內(nèi)部信封

使用內(nèi)部信封,可節(jié)省傳送內(nèi)部文件的成本。

4. 復(fù)印文件

4.1 復(fù)印

復(fù)印操作的要點(diǎn)：

1. 尺碼合用的紙張，以免造成不必要的浪費(fèi)。

2. 各部門(mén)自帶復(fù)印紙張。

3. 正確地?cái)[放正本，使影印之副本(無(wú)論文件或圖形)合理工整。

4. 按需要可將文件縮印，節(jié)省儲(chǔ)存空間。

5. 操作完畢，切記帶走所有文件，尤其是正本。

6. 勿浪費(fèi)不合用的副本，這些紙張之背面可作草稿。機(jī)密文件，應(yīng)立刻銷(xiāo)毀。

5. 出外公干的安排

5.1 出外公干主要涉及公干人員的交通、住宿的安排。

1. 查詢(xún)預(yù)計(jì)出發(fā)、回程日期、目的地、公干人員正確姓名。

2. 查詢(xún)航班時(shí)間表及到達(dá)時(shí)間，以配合預(yù)計(jì)行程。

3. 把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯(lián)系。

4. 若不能符合預(yù)計(jì)中的安排，應(yīng)盡快知會(huì)公干人員并落實(shí)修改行程與否。

5. 當(dāng)所有安排確實(shí)后，盡快安排付款及取票。

6. 準(zhǔn)備明細(xì)行程表給公干人員備用。

5.2. 住宿安排

在訂房之前，應(yīng)考慮酒店地點(diǎn)是否接近探訪(fǎng)的機(jī)構(gòu),交通方便,價(jià)格適中。

酒店訂房應(yīng)提供的事項(xiàng)：

1. 入住公干人員的姓名

2. 入住及離店日期

3. 入住人數(shù)及房間數(shù)量(基本為雙人標(biāo)準(zhǔn)客房)

4. 到達(dá)及離開(kāi)時(shí)使用的交通工具及詳細(xì)資料

5.若正值旅游旺季，應(yīng)在訂房時(shí)確保房間的預(yù)定。

6. 說(shuō)明公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)、傳真等，以便酒店參考及方便進(jìn)一步聯(lián)絡(luò)。

5.3. 行程表

1. 行程表應(yīng)方便隨身攜帶及翻閱。

2. 大城市通常有多個(gè)火車(chē)站(機(jī)場(chǎng)或碼頭)，盡可能安排在同一地方進(jìn)出境。

3. 留意交通工具的時(shí)間表，隨時(shí)更新資料。

4. 留意各地時(shí)差，正確說(shuō)明離境及到達(dá)目的地的當(dāng)?shù)貢r(shí)間。

5. 在公干期間，應(yīng)花最短的時(shí)間在交通上。

5.4. 計(jì)劃海外公干

搜集目的地一般資料，例如面積、人口、主要城市、氣候、服飾、工作

時(shí)間等。入境方面則查詢(xún)有關(guān)護(hù)照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活習(xí)慣等;酒店及餐廳;郵務(wù)、電話(huà)及電訊設(shè)施;經(jīng)濟(jì)發(fā)展、進(jìn)出口貿(mào)易條例、政府及工商機(jī)構(gòu)、商務(wù)法則等。

1.公干費(fèi)用：按已批準(zhǔn)預(yù)算案向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)公干費(fèi)用，兌換目的地流通貨幣。

2.其它事項(xiàng)：

-預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D或交通圖

-確認(rèn)交通、酒店訂房、被訪(fǎng)者的約會(huì)詳情

-制作行程表，內(nèi)容包括酒店、約會(huì)、會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)電話(huà)等。

-若其上司出外公干，出發(fā)前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。

6. 辦公室文儀器材

6.1.計(jì)算機(jī)

操作計(jì)算機(jī)須先練習(xí)指法。

1. 保持機(jī)器清潔，用干抹布擦試。

2. 清潔鼠標(biāo)內(nèi)壁。

3.將計(jì)算機(jī)移走時(shí)應(yīng)先關(guān)掉電源，并以機(jī)背為重心。

4.切勿把計(jì)算機(jī)放近熱源。

5.切勿把計(jì)算機(jī)放進(jìn)通道，容易被人碰倒。

6.計(jì)算機(jī)操作有偏差，可嘗試找出根源，作適當(dāng)調(diào)正。若修正無(wú)效或理由不明，應(yīng)停止使用及通知維修人員。

6.2.碎紙機(jī)

舊檔案或機(jī)密文件初稿不適合留存在辦公室內(nèi)，應(yīng)利用碎紙機(jī)第一時(shí)間把它們毀滅，將紙張放在機(jī)內(nèi)切成條狀或碎屑。

6.3.訂裝機(jī)

為配合大型工商機(jī)構(gòu)的需要，例如內(nèi)部預(yù)算、計(jì)劃書(shū)，可能有數(shù)十頁(yè)紙之多，小型訂裝機(jī)便甚為全用。由于訂裝機(jī)款式形形種種，操作按個(gè)別種類(lèi)而定。

7. 輔助記憶材料

為求部門(mén)運(yùn)作過(guò)程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催。

7.1.日志

使用日志要點(diǎn)：

1.不確定之項(xiàng)目可用鉛筆記下，方便更改。待確定后可用原子筆、墨水筆記下。

2.在有關(guān)日期之欄內(nèi)記下時(shí)間，會(huì)面者之姓名(及公司名)、地點(diǎn)及話(huà)題。

3.遇上西式社交場(chǎng)合，應(yīng)記下酒會(huì)時(shí)間及有關(guān)衣著服飾提示之類(lèi)。

4.每天約會(huì)須按時(shí)間先后(分上、下午)記下。

5.一天工作開(kāi)始，應(yīng)先看日志，預(yù)備其上司的約會(huì)、備好會(huì)議所需要的文件。

6.一天工作完畢，確定日志上每一事項(xiàng)都已辦理，沒(méi)有遺漏。

從日志談到安排約會(huì)應(yīng)注意的事項(xiàng)：

1.記著其上司日常的工作，避免與會(huì)面重疊。

2.當(dāng)其上司須外出會(huì)客，預(yù)留一些花在交通上的時(shí)間。

3.若來(lái)訪(fǎng)者約會(huì)在其上司參加會(huì)議之后，應(yīng)先向前者解釋有可能延遲散會(huì)。除非其上司事先聲明或來(lái)訪(fǎng)者乃非常重要人物，否則不可騷擾會(huì)議的進(jìn)行。

4.約會(huì)通常以電話(huà)聯(lián)絡(luò)，掛線(xiàn)后應(yīng)補(bǔ)發(fā)信確認(rèn)談話(huà)內(nèi)容，將信件副本存檔，還須記錄在其上司的日志內(nèi)。

5.記下來(lái)訪(fǎng)者的姓名、職衍、公司名稱(chēng)、地址、電話(huà)，若更改約會(huì)可與他(她)聯(lián)系。

6.遇上社交場(chǎng)合須攜伴出席，確定其上司的伴侶(女伴)是否有空才作回復(fù)。

7.2.約會(huì)卡

其上司可能一整天在外會(huì)面及拜訪(fǎng)，不方便攜帶日志，這時(shí)便可替他預(yù)備一張約會(huì)卡。把當(dāng)天約會(huì)卡連同有關(guān)文件放在他的桌上。

7.3.任務(wù)表

綜合所有工作的清單，內(nèi)容包括：記錄日期、任務(wù)內(nèi)容、預(yù)計(jì)完成日期、實(shí)際完成日期等各項(xiàng)。

7.4.年志

一頁(yè)年志提供年、月、日、星期，方便記下每天大計(jì)。便于全年事項(xiàng)一目了然，易于系統(tǒng)籌備。

8. 會(huì)議

會(huì)議是一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)不可缺乏的溝通方式。

8.1.議程

議程是有次序地列出會(huì)議中所要進(jìn)行的項(xiàng)目。此外還有會(huì)議日期、星期、時(shí)間、地點(diǎn)。議程在會(huì)議前七至十四天發(fā)給出席者，令他們?cè)缱鳒?zhǔn)備。每次會(huì)議日期在每一年度開(kāi)始便已決定，并在上一次會(huì)議終結(jié)時(shí)重申。

議程由行政辦經(jīng)理制作，內(nèi)容除了包括上次會(huì)議仍未解決之項(xiàng)目外，行政辦經(jīng)理應(yīng)咨詢(xún)其上司其他新的事項(xiàng)。

會(huì)議主席議程

會(huì)議主席議程有別于一般議程，它包括會(huì)議中需要的額外資料，與及在議程中右方騰出空白部份，方便主席記下重點(diǎn)。

8.2.在會(huì)議前后總辦主任的工作：

會(huì)議以前

1.咨詢(xún)會(huì)議主席，預(yù)備議程并分發(fā)各與會(huì)者。

2.預(yù)備會(huì)議主席議程

3.預(yù)留會(huì)議場(chǎng)地(會(huì)議室、會(huì)客室或其他指定地點(diǎn))

4.與會(huì)者若有任何動(dòng)議或?qū)ψh程中項(xiàng)目有重點(diǎn)意見(jiàn)，但因任何理由不能出席，應(yīng)預(yù)早以書(shū)面列明有關(guān)事項(xiàng)，讓行政辦秘書(shū)轉(zhuǎn)交會(huì)議主席在會(huì)上提出。

5.集中各項(xiàng)用品：

1.文具、紙張

2.議程副本

3.上次會(huì)議記錄

4.有關(guān)議題的文件、檔案

5.出勤記錄

6.名牌

開(kāi)會(huì)當(dāng)天

1. 提早到達(dá)會(huì)場(chǎng)，帶備文具、文件、出勤記錄等。

2. 若有需要，在會(huì)場(chǎng)通道放置指示牌。

3. 安排座位，放上名牌。

4. 派發(fā)紙張。

5. 安排開(kāi)水及水杯、煙灰碟放在方便地方。

6. 檢查出勤記錄，確定所有出席者都已簽署。

7. 讀出上一次會(huì)議記錄、缺席者通知書(shū)及其他信件。

8. 提供討論事項(xiàng)的文件。

9. 詳細(xì)記錄會(huì)議過(guò)程內(nèi)容、動(dòng)議者、和議者及投票結(jié)果。

8.3.會(huì)議結(jié)束

1. 確保所有文件已帶回辦公室。

2. 草擬會(huì)議記錄待會(huì)議主席批閱。

3. 將批閱后的記錄整理，并分發(fā)各出席者。

4. 預(yù)備議決后的跟催文件。

5. 把第4項(xiàng)及會(huì)議中使用的文件存檔。

6. 把下次會(huì)議日期記在日志中。

8.4會(huì)議記錄

會(huì)議記錄必須小心保存，每一項(xiàng)議決都是日后執(zhí)行及參考的依據(jù)。它是一項(xiàng)永久的記錄，亦有其法律效力。

會(huì)議記錄包括跟催上次會(huì)議內(nèi)容、是次會(huì)議事項(xiàng)、下次會(huì)議的日期、時(shí)間及休會(huì)時(shí)間各項(xiàng)。