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員工檔案管理制度匯編 員工檔案管理制度及流程篇一

員工人事檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為加強和規(guī)范員工檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔

案法》和勞動部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結合公司工作實際，特制定本辦法。

第二條 員工檔案建立范圍

凡被公司招聘并錄用的人員，均應同時擁有個人社會檔案和公司

員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。

第二章 員工檔案種類及運用

第三條 個人社會檔案：本公司員工的個人社會檔案原則上要求

均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關系予以轉接。

第四條 員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個人社會檔案的

補充，統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個人社會檔案。

第五條 公司員工內部檔案收集的內容：

1

1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本（或暫住證）復印件、最高學歷證書和職稱證書及職業(yè)資格證書復印件。以及其他有關員工職業(yè)、技能信息的相關證書、文件復印件。

2、《勞動合同》、《員工轉正申請表》、職務任免文件、公司內部調令、社會保險轉移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關離職手續(xù)文件等材料

3、《培訓合同》、培訓結業(yè)證書、獎懲文件或記錄等其他資料。

4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。

第三章 員工檔案收集程序和歸檔標準

第六條 收集辦法：

1、個人社會檔案：個人社會檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統(tǒng)一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>

2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類資料，在職能部門內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。

第七條 歸檔標準：

1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、 2

真實，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。

2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。

第四章 員工檔案的借閱

第八條 員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閱審批表》，報公司領導審批。

第九條 有關國家機關及相關單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》，由公司領導簽字審批后方予查閱。

第十條 員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時，須嚴格履行登記審批手續(xù)。

第十一條 查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關規(guī)定追究當事人責任。

第五章 檔案的轉接

第十二條 員工社會檔案的轉接由本人按照相關機構的規(guī)定自行辦理，原則要求社會檔案隨勞動關系一并轉移。

第十三條 員工調動或離職，其內部檔案內需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負責移存。

第六章 員工檔案的存檔期限及銷毀要求

第十四條 對于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內部檔案，在公司保存5年（一般員工）—10年（中高層管理人員）后酌情銷毀。

第十五條 對非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領導批準不得銷毀。

第十六條 員工檔案編號管理，檔案編號為八位數(shù)且具有唯一性，其中檔案編號前四位數(shù)字為入職員工序號，包括前兩位公司部門編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設的各項與員工信息有關的物品保持一致性，以便檢索。

第十七條 員工檔案的銷毀由行政人事部門負責，在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國家相關規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場所進行銷毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準，任何人不得擅自銷毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷毀者，應視情節(jié)給予懲處。

第七章 員工檔案管理人員的職責

1、忠于職守，嚴格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關制度，維護員工檔案的真實性。

2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉遞。

3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。

4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。

第十八條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

行政人事部

2015年1月5日

企業(yè)人事檔案管理制度

2016-09-19 17:52 | #2樓

第一條 將企業(yè)的人事檔案管理規(guī)范化、制度化，使其更有效的服務于企業(yè)，特制定此制度。

第二條 人事檔案管理的原則為安全、保密、清晰、完整。

第三條 企業(yè)各分公司和分支機構內部的人事檔案管理，必須依照本制度進行。

二、人事檔案的管理體制

第一條 企業(yè)各分公司和分支機構的人力資源部負責其員工的檔案管理工作。沒有人事部的，由機構負責人指定專人進行保管。分公司經(jīng)理和機構負責人的檔案由企業(yè)人力資源總部保管。

第二條 企業(yè)人員調動時，調動人員的檔案由調出部門人力資源部整理好，轉交到調入部門人力資源部保存。

第三條 企業(yè)人員借調時，員工檔案仍有原部門進行保存。但借調部門必須存有借調人員檔案的復印件，檔案的復印件內的材料應與原件保持一致。

三、檔案管理的要求

第一條 企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負責管理。企業(yè)分公司的分支機構有條件的可以建立檔案室，沒有條件的須購買檔案柜存放檔案。

第二條 正式員工的檔案使用檔案袋存放。企業(yè)統(tǒng)一采用黃褐色牛皮紙檔案袋，檔案袋的規(guī)格為30*24cm，外部有密封線纏繞封口。試用期員工和臨時工暫用普通文件夾保存，轉為正式員工后，按相關要求存放。

第三條 檔案袋外皮上必須列明人員姓名、所在部門、檔案內容等，以便查找。

四、人事檔案的管理規(guī)范

第一條 檔案的分類

（1）試用期員工和臨時工檔案。主要包括的內容有：員工個人簡歷，員工等級表，身份證、畢業(yè)證和相關證書復印件，試用期勞動合同，入職培訓期間的考核表和評價表，申請轉正的相關材料等。

（2）正式員工檔案。主要包括內容有：員工個人簡歷，員工等級表，身份證、畢業(yè)證和相關證書復印件，勞動合同及相關協(xié)議，在崗培訓期間的考核表和評價表，季度/年度考核材料，崗位升遷調動材料，獎勵懲罰記錄，重大科技成果等。

（3）離職員工檔案。主要內容包括正式員工檔案的所有內容，另外增加離職申請、審核和交接方面的材料，勞動關系解除方面的材料等。

第二條 檔案的歸類

人事檔案材料按其名稱、內容、屬性等不同分別歸入相應的類別，若材料內容涉及多種類別時，按其主要內容歸入相應類別。

第三條 檔案的排列

人事檔案歸類后，相關材料的排列應按照時間順序依次排列，時間最久的排在最前面，依次類推。這樣排列的好處是便于查閱，同時可以反映出員工的職業(yè)發(fā)展歷程。

~ 1 ~

第四條 檔案的編號

檔案的編號方法很多，如漢語拼音法、姓氏筆畫法、單位編號法等，目前企業(yè)采用的是漢語拼音法。具體方法如下：

（1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個字母為a的排在最前列，依次類推；第一個字母相同的，按第二個字母的順序排列。同姓的按名字的每一個字的拼音順序進行排列。

（2）重名的人員按入職時間的先后順序排列，入職時間早的排在前面，入職時間晚的排在后面。

五、人事檔案所提供的利用方式

（1）查閱。相關利用人到檔案室查閱檔案資料時，必須在檔案管理人員的要求下進行查閱登記，寫明查閱的時間、查閱人、查閱的事由，查閱的內容。

（2）調閱。相關利用者對人事檔案的調閱必須進行調閱登記，并取得檔案管理部門主管的核準，調閱期限為7天， 逾期未還者須辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理部門也須及時催還。檔案調閱期間不得轉借、調換。需復印的，要到檔案管理部門登記。

（3）出具證明材料。對于需要復制檔案中的相關資料作為證明材料時，必須經(jīng)過檔案管理部門主管審批，并加蓋部門公章后才能發(fā)出。

（4）其他

六、檔案的保存期限與銷毀

（1）人事檔案須永久性的進行保存。對于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經(jīng)過部門領導的審核后，方可銷毀檔案。

（2）檔案銷毀必須填寫申請單，報人力資源部審核、批準、備檔，人力資源部指定專門人員進行銷毀，負責銷毀的人員須為兩人以上。

七、附則

（1）本制度自公布之日起生效。

（2）本制度具體操作細則由人力資源部負責解釋。對于需修改的部分，人力資源部負責修改，報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

~ 2 ~

員工檔案管理制度

2016-09-19 8:30 | #3樓

第二條 員工檔案包括員工的入職檔案、培訓檔案、績效考核檔案、薪資檔案、勞動關系檔案、離職檔案、工作交接檔案等具有參考價值的文件材料。

第三條 集團人力資源管控中心負責管理集團各職能部門和地產(chǎn)事業(yè)部所有員工、一級子公司內設機構負責人以上人員、二級子公司領導班子成員的人事檔案；一級子公司人力資源管理部門負責管理本公司內設機構負責人以下人員、二級子公司內設機構人員的人事檔案；二級子公司人力資源管理部門負責管理本公司內設機構負責人以下人員的人事檔案。

集團人力資源管控中心應當指導和督促各級人力資源管理部門做好員工檔案管理工作。

第四條 員工檔案應當具有下列材料：

（一）職位申請表（可附自薦書）；

（二）有關證件復印件，包括身份證雙面復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件、資格證書復印件（特殊重要職位須留存相關資質證書原件）、榮譽證書復印件等；

（三）半年內縣級以上醫(yī)院提供的體檢報告原件；

（四）《云南星長征投資開發(fā)控股集團有限公司員工入職檔案》原件（入職審批手續(xù)與員工簽名必須齊全）；

（五）試用期勞動合同書；

1

（六）員工轉正相關材料（須附試用期述職報告）；

（七）正式勞動合同書或者返聘合同書或者勞務合同書原件；

（八）員工人事異動登記表；

（九）員工異動情況登記表及其相關材料；

（十）員工獎懲的相關材料；

（十一）員工培訓情況登記表；

（十二）員工照片（一般保存6張，均須標注姓名）；

（十三）員工離職的'相關材料（須附工作交接清單）；

（十四）其他需要入檔的材料。

第五條 員工檔案管理應當按照下列要求辦理：

（一）堅持分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范的原則；

（二）在職員工檔案應按部門立卷，離職員工檔案應按離職時間立卷，并附檢索目錄，以便查找；

（三）員工報到當天應帶齊員工個人檔案要求的所有資料，檔案管理員為其建檔，并在個人檔案袋上附《員工檔案目錄》，填寫各類檔案名稱及份數(shù)，待轉正后建立檔案號；

（四）對員工進行考察、考核、培訓、獎懲以及員工異動等方面的材料，應在3個工作日內收集、整理立卷，保持檔案的完整性。

（五）在員工離職手續(xù)辦完后，應及時清除該員工的在職員工檔案號，建立離職員工檔案號，并將檔案歸入離職員工檔案管理；

第六條 各級人力資源管理部門應不斷研究和改進員工檔案管理的方法和技術，逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。

第七條 員工檔案借閱必須落實下列要求：

（一）借閱者必須填寫《員工檔案借閱登記表》，未經(jīng)集團人力資源管控中心主要負責人批準，任何單位和個人不得借閱員工檔案；

（二）所有經(jīng)批準后借閱的員工檔案必須在1個工作日內歸還（特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還或歸還破損、私自復印檔案、遺失檔案的，必須進行嚴肅處理；

（三）外單位來公司查閱檔案時，必須持有蓋有公章的單位介 2

紹信，經(jīng)集團人力資源管控中心主要負責人批準后，方可查閱；

（四）檔案借閱嚴禁涂改、圈化、抽取、撤換和損壞員工檔案材料；借閱者不得擅自復印、泄露員工檔案內容。

第八條 公司任何部門和個人非經(jīng)允許不得銷毀員工檔案；在職員工檔案應永久保存，離職員工檔案一般保存3年（高管及核心技術人員檔案保留到員工離崗后8年）。員工檔案銷毀工作每年進行一次，員工檔案管理員負責整理待銷毀的員工檔案清單，待逐級上報、審批后方可銷毀，并建立檔案銷毀臺賬，請審計監(jiān)察部監(jiān)銷。

第九條 本制度由集團人力資源管控中心負責制定和修訂，解釋權歸集團人力資源管控中心。

第十條 本制度自2012年6月1日起施行。

人事檔案管理制度

2016-09-19 17:24 | #4樓

第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團各項工作服務，特制定本管理制度。

第二條：人事檔案工作是集團組織人事工作的重要組成部分，也是集團檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團戰(zhàn)略、方針、政策服務的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。

第三條：本制度適用于怡通集團總部及其各子公司。

第二章、管理職責

第四條：集團企業(yè)管理部人事檔案管理的職責——

a、負責制訂、修改和完善集團人事檔案管理的相關工作管理制度與實施細則等規(guī)范； b、負責本制度在各子公司實施執(zhí)行的具體指導和監(jiān)督檢查；

c、負責怡通集團戰(zhàn)略決策委員會成員的人事檔案管理工作；

d、負責怡通集團各子公司、部門的員工人事檔案管理工作；

e、負責對各子公司的員工人事檔案管理工作進行檢查與督導。

第五條：集團企業(yè)管理部人事檔案管理的義務是指導各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。

第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責就是負責執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的人事檔案管理；負責管理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。

第三章、人事檔案內容

第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復印件由集團人事部統(tǒng)一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：

a、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學歷、資格證等）；

b、考核、考察材料；

c、獎勵及處分材料；

d、培訓記錄及外訓協(xié)議等材料；

e、勞動合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料；

f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。

第四章、檔案編號管理

第八條：各子公司行政部門必須按照oa管理系統(tǒng)中的員工編號（即：工號）進行編號，每100

共 8 頁

個檔案做一個標記，方便查找。

由其他單位轉入的員工檔案，按照轉入單位的編號更換編號（轉出單位辦理離職手續(xù)）。

第五章、人事檔案的收集與整理

第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎勵、職務任免、崗位/待遇調整表、續(xù)簽合同等材料。

各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結束后的七日之內（試崗期結束），必須將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。

日常新進人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內，將將新進員工的人事檔案收集、整理并進行歸檔。

第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。

1、新員工報到時

新員工報到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號（口取紙）、員工姓名、性別。結束試崗期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：

⑴ 《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；

⑵ 身份證（雙面都印在同一頁上，a4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件；

2、員工辦理正式入職手續(xù)時

員工結束七天試用期后的三個工作日之內，將以下檔案、證件和資料進行再次歸檔：

（1）《許昌怡通集團應聘人員求職表》（必須要有面試評價表及審批人意見簽署）；

⑵ 身份證（雙面都印在同一頁上，a4紙）、學歷證、學位證及其他相關資質證件的復印件

3、員工辦理轉正手續(xù)時

員工轉正手續(xù)完成后，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：

⑴ 該員工的《應聘求職表》、《試用期考評表》；

⑵ 《勞動合同》、《保密協(xié)議》；

4、員工辦理調動手續(xù)時

各級人力資源部門，在完成員工調動手續(xù)的三個工作日內將員工調動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內，具體的資料有：

⑴ 《崗位/待遇調整表》；

⑵、《工作交接表》；

共 8 頁

⑶、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產(chǎn)移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；

5、員工辦理離職手續(xù)時

各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：

⑵ 該員工的書面離職申請書； ⑵ 《離職清算表》 ⑶、《離職申批表》； ⑷、《員工離職工作移交表》；

⑸、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產(chǎn)移交明細表》、《客戶資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》。

第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內容涉及的相關材料。

第十二條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。

第六章、人事檔案的借閱與移交

第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫《人事檔案借閱登記表》，由人力資源部門的負責人核實理由，經(jīng)企業(yè)管理部領導簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。

借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得復印。

第十四條： 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動移交兩種。

第七章、其他規(guī)定

第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。

第十六條：檔案管理人員應具有良好的思想素養(yǎng)，按受過正規(guī)的檔案管理培訓，在工作中須嚴格遵守保密制度。

第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應按公司檔案管理制度進行檔案保管和檔案銷毀。 第十八條：集團人事部定期或不定期地對各子公司的人事檔案管理工作進行檢查與督導，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的，視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管理員50—200元，其所屬各子公司領導負連帶責任，處罰100—200元。

第十九條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動（包括換

崗、離職、增減其他工作量）的，必須報經(jīng)集團企業(yè)管理部，批準后方可執(zhí)行，否則直接處罰當事人50—200元，各子公司相關領導承擔連帶責任，處罰50—200元。

第二十條：獎懲投訴

員工對本人或他人的獎懲在以事實為依據(jù)的前提下可以越級投訴，也可以直接投訴到集團人事部。

受到投訴的獎懲在抽查時可暫停，待調查清楚后再予以處置。

1、投訴調查結果屬實的，撤消原獎懲決定，可以對員工投訴他人獎懲的進行表揚獎勵。 2、投訴調查結果不屬實的，維持原獎懲決定，并對投訴員工進行教育，要規(guī)范其行為和思想，注重事實；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予以行政記過處罰。

第二十一條：本制度最終解釋權歸集團企業(yè)管理部。 第二十二條：本制度從下發(fā)之起實施。

員工檔案管理制度

2016-09-19 16:47 | #5樓

一、員工檔案管理部門

公司行政人事部為員工檔案的直接管理部門，安排專人負責日常管理，保證檔案的完整性，檔案查閱必須符合本制度要求。

二、電子檔案的建立和管理

1、集團人力資源部負責建立總公司所有人員和子公司部門負責人以上人員電子檔案，并根據(jù)子公司整理上報的電子檔案，整理出全集團人員的電子檔案；

2、各公司行政人事部門負責各自公司部門負責人以下所有員工電子檔案的建立，并將最新電子檔案提交集團人力資源部備案；

3、電子檔案每月28日更新一次，更新情況報集團人力資源部一份。

三、紙質檔案的建立和管理

1、紙質檔案在員工入職后一周內建立完善，內容包括：封皮、三張一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、求職報名表、面試考核表、體檢報告、離職(失業(yè))證明、保密協(xié)議、入職須知等，對于勞動合同、轉正和晉級手續(xù)、任命文件、獎懲記錄等資料在管理過程中結合實際情況及時補充完善。

2、集團人力資源部負責建立總公司所有人員和子公司部門負責人以上人員的紙質檔案，并負責日常管理和借閱管理。

3、各公司行政人事部門負責各自公司部門負責人以下所有管理人員紙質檔案的建立，并負責日常管理和借閱管理。

4、集團人力資源部建檔時須將在職人員和離職人員分開，將高層管理者、中層管理者、基層管理人員分開，將退休返聘人員單列；子公司行政人事部建檔時須將在職人員和離職人員分開，將中層管理者、基層管理人員分開，將退休返聘人員單列；

5、一線工人也需要建檔，資料需包含個人簡歷、求職報名表、面試考核表、體檢報告等。

四、紙質檔案的借閱權限

1、各部門負責人經(jīng)行政人事部門負責人同意后，可以借閱本部門所有人員的紙質檔案，無權借閱其他部門人員的紙質檔案；

2、行政人事部相關招聘和薪資專員經(jīng)行政人事部負責人同意后，可以借閱部門負責人以下所有人員紙質檔案；

3、子公司行政人事部門負責人經(jīng)集團人力資源部負責人同意后，可以借閱本公司部門負責人以上人員紙質檔案，無權借閱其他公司部門負責人以上人員紙質檔案；

4、子公司部門負責人以上高層領導經(jīng)行政人事部負責人同意后可以借閱所轄部門所有人員紙質檔案，借閱其他部門人員紙質檔案必須經(jīng)總經(jīng)理同意；借閱下轄部門負責人紙質檔案須經(jīng)集團人力資源部負責人同意；

5、集團公司部門負責人及以上人員經(jīng)人力資源部負責人同意可以借閱下轄員工紙質檔案；如果需借閱子公司部門負責人以上人員的紙質檔案，必須經(jīng)董事長同意；

6、子公司人員均無權借閱其他公司員工的紙質檔案。

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員工檔案管理制度匯編 員工檔案管理制度及流程篇二

規(guī)范人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。

適用于公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。

公司管理部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

4.1 員工人事檔案以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存、紙質檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr信息管理系統(tǒng)為平臺進行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員必須忠于職守，嚴格保密員工的信息資料。

4.2 檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日起，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：身份證和學歷職稱證件的復印件、個人簡歷、個人信息表、戶口本復印件、勞動合同等。

4.3 員工個人檔案不經(jīng)過公司檔案管理人員歸檔，而是通過檔案代保管服務機構進行代保管本單位員工檔案。如公司對員工檔案材料（如鑒定、考核材料、離職、參加中國共產(chǎn)黨、共青團的材料，獎懲材料等）的收集、維護、應當符合國家法律法規(guī)、政策文件的.規(guī)定。檔案材料交至檔案代保管服務機構由檔案代保管服務機構工作人員放入員工的檔案。

4.4 檔案資料收錄：員工在職期間，管理部門應及時將員工的動態(tài)變動材料收錄入個人的紙質檔案和電子檔案，如：獎罰記錄、職位調動、任命、借用、離職申請、考核管理等。

4.5 本部門職工的人事檔案調閱需經(jīng)部門主管、管理部經(jīng)理批準。

4.6 調閱檔案原則上在管理部門內部并在指定人員陪同下調閱。如需借出管理部門、需管理部經(jīng)理批準。

4.7 所有調閱檔案，均需登記備案。

4.8 離職員工的人事檔案，應在妥善保管一年以后銷毀，部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以上銷毀。

員工檔案管理制度匯編 員工檔案管理制度及流程篇三

為更有效的對員工人事檔案進行妥善保管，有效保守機密；同時為了維護人事檔案材料的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案材料，特制定本制度。

全體員工之個人檔案(入職檔案、培訓檔案、績效管理檔案、離職檔案)、統(tǒng)計資料、勞動工資、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、通知等具有參考價值的文件資料。

由行政部專人負責保管人事檔案，收集、鑒別和整理檔案材料，保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

(一)員工入職檔案：

1)個人簡歷；

2)員工入職登記表

3)應聘人員登記表；

4)面試記錄及待遇核定事項審批表；

5)筆試結果報告；

6)身份證復印件

7)學歷學位、資格證書復印件材料

8)離職證明；

9)試用期員工跟蹤表；

10)試用期考核表；

11)各類合同及協(xié)議；

12)員工異動履歷表.

(二)員工培訓檔案：

1)培訓通知；

2)培訓簽到表；

3)培訓總結報告(或考評結果)；

4)派出培訓審批表；

5)員工外派培訓合同

6)外出培訓反饋表(證書原件)；

7)員工培訓統(tǒng)計表。

(三)績效管理檔案：將員工績效考核相關的檔案資料按月歸整。

(四)員工離崗檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系，死亡等情形。

(一)基礎管理

1、原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

2、員工入職前，人力資源部應對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

3、人事檔案按入司時間分類存檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登錄于《在職員工人事檔案目錄》、《離職員工人事檔案目錄》，并在檔案袋上填寫各種人事資料的名稱及對檔案袋進行編號。人事檔案原則上為永久保存。

4、當在職員工的基本檔案資料有變動時(如學歷變動，身份證號碼變動、個人技術職稱變動，婚姻狀況變動等)，應及時將相關資料復印交人事部歸案，原件當場查驗。

5、調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案，在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

6、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、字后歸檔。

7、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心技術人員保留至該員工離崗8年止)。

8、人力資源部檔案管理人員根據(jù)氣候的`不同變化，經(jīng)常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防潮、防曬、防蛀。

9、檔案應分類編號后存放，編簽號應與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

10、要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化。

(二)檔案的查、借閱

1、公司檔案分為保密級與非保密級兩個級別，保密級檔案禁止調閱，只能在檔案室閱覽，不準外借；非保密級檔各部門因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案審批表》(附件三)，并經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準后方可辦理。

2、任何單位一般不得跨部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工人事檔案，特殊情況下經(jīng)人事行政部經(jīng)理批準后方可辦理。

3、公司級領導、人事行政部可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

4、所有經(jīng)批準后借閱出的人事檔案需于借閱的三天之內歸還(特殊情況可延長期限)，對借閱后到期未還者、歸還破損、私自復印檔案者、遺失者依檔案管理的相關規(guī)定處理。

5、外單位來公司查閱檔案時，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領導批準后，方可查閱。

6、檔案管理人員應做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件四)。

(三)查、借閱檔案注意事項

1、嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；2、不得擅自復制(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔案中取證必須事先經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意。

3、查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處。

4、原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發(fā)出方做好封口，接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。

(一)公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

(二)當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交人事行政部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

(三)凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

(四)經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

(五)在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

本辦法經(jīng)核準后，由行政部公告實施；修訂或廢止亦同。

員工檔案管理制度匯編 員工檔案管理制度及流程篇四

第一條為加強和規(guī)范員工檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和勞動部發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結合公司工作實際，特制定本辦法。

第二條員工檔案建立范圍

凡被公司招聘并錄用的人員，均應同時擁有個人社會檔案和公司員工內部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。

第三條個人社會檔案：本公司員工的個人社會檔案原則上要求均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關系予以轉接。

第四條員工內部檔案：公司員工內部檔案作為個人社會檔案的補充，統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理，以方便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個人社會檔案。

第五條公司員工內部檔案收集的內容：

1、《員工應聘登記表》、《員工入職登記表》、身份證及戶口本(或暫住證)復印件、最高學歷證書和職稱證書及職業(yè)資格證書復印件。以及其他有關員工職業(yè)、技能信息的相關證書、文件復印件。

2、《勞動合同》、《員工轉正申請表》、職務任免文件、公司內部調令、社會保險轉移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動合同證明書及其他相關離職手續(xù)文件等材料

3、《培訓合同》、培訓結業(yè)證書、獎懲文件或記錄等其他資料。

4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。

第六條收集辦法：

1、個人社會檔案：個人社會檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統(tǒng)一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內部檔案信息，以形成員工社會檔案的有效積累。移交社會檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內部檔案中留存?zhèn)洳椤?/p>

2、員工內部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負責形成公司內部檔案。凡本文所列應歸檔的各類資料，在職能部門內形成材料后的一周內按要求將材料送交行政人事部歸檔。

第七條歸檔標準：

1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個人簽字、有形成時間的日期。

2、一般要求用原件存檔。如用復印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。

第八條員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫《檔案查閱審批表》，報公司領導審批。

第九條有關國家機關及相關單位人員若需查閱員工檔案，應持單位介紹信和本人工作證并填寫《檔案查閱審批表》，由公司領導簽字審批后方予查閱。

第十條員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時，須嚴格履行登記審批手續(xù)。

第十一條查閱檔案者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者按有關規(guī)定追究當事人責任。

第十二條員工社會檔案的轉接由本人按照相關機構的規(guī)定自行辦理，原則要求社會檔案隨勞動關系一并轉移。

第十三條員工調動或離職，其內部檔案內需要移存至社會檔案的資料由行政人事部負責移存。

第十四條對于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內部檔案，在公司保存5年(一般員工)―20xx年(中高層管理人員)后酌情銷毀。

第十五條對非正常離職或離職手續(xù)不齊全的.員工內部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領導批準不得銷毀。

第十六條員工檔案編號管理，檔案編號為八位數(shù)且具有唯一性，其中檔案編號前四位數(shù)字為入職員工序號，包括前兩位公司部門編號和后兩位員工編號。檔案編號后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設的各項與員工信息有關的物品保持一致性，以便檢索。

第十七條員工檔案的銷毀由行政人事部門負責，在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國家相關規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場所進行銷毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準，任何人不得擅自銷毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷毀者，應視情節(jié)給予懲處。

1、忠于職守，嚴格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關制度，維護員工檔案的真實性。

2、按照歸檔范圍認真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉遞。

3、做好員工檔案的保管、保密和保護工作，確保員工檔案的完整與安全。

4、做好員工檔案工作的基礎建設，促進員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。

第十八條本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。

員工檔案管理制度匯編 員工檔案管理制度及流程篇五

1、簽訂勞動合同的原則

（1）本著平等自愿和協(xié)商一致的原則。要求勞動合同的內容必須公正、誠實、守信。

（2）遵守國家法律、法規(guī)和政策。

（3）以書面形式明確規(guī)定雙方的責任、權利和義務。

（4）雙方嚴格執(zhí)行。勞動合同簽訂后，雙方都應嚴格按照合同規(guī)定的內容遵照執(zhí)行，任何一方違約，都將

按規(guī)定追究違約責任。

（5）以酒店經(jīng)營目標為中心。

2、勞動合同的訂立

（1）原在冊的勞動合同制員工以及新進酒店的人員。

（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店與其他人員簽訂勞動合同。

（3）勞動合同期限分為有固定期限、無固定期限和完成一定的工作為期限三種。其中有固定期限的勞動合

同是指：簽訂一年以上有期限的勞動合同；無固定期限的勞動合同是指：在簽定勞動合同時不明確終止期；完成一定的工作為期限的勞動合同是：指合同當事人雙方完成某一工作為期限的勞動合同是指合同當事人雙方或某一工作的起訖的時間為條件的。

（4）新進員工應根據(jù)簽訂勞動合同的年限與有關規(guī)定，確定試用期，試用期最長不得超過2個月。

（5）勞動合同的變更、續(xù)訂、終止和解除，均應按《勞動法》的有關規(guī)定辦理。

3、簽訂后的勞動合同甲乙雙方各持一份。人事部將員工合同書按部門、按序編號歸檔保存。

4、合同到期不續(xù)簽的或已解除的勞動合同書均保存2年 。

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關法規(guī)的規(guī)定，酒店的人事部做好有關檔案的管理工作。檔案管理實行“統(tǒng)一領導，分節(jié)管理”的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便于將來使用。

1、員工檔案

員工檔案由酒店的人事部統(tǒng)一管理，人事部全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類：

（1）員工人事檔案員工人事檔案是人事部從個人為單位集中保存起來的'、反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內容：員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學歷和評聘專業(yè)技術職稱及專業(yè)工種技術等級考核或鑒定材料；黨團、獎勵處分材料；任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。

a、 員工人事檔案的收集、整理和保管

員工人事檔案整理應按有關方面規(guī)定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值，還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。

b、 員工人事檔案的查閱和借用

查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續(xù)，查閱一般員工人事檔案，由人事主管批準；查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續(xù)。

外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關領導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。

c、 員工人事檔案的傳遞

在員工錄用和離店時，人部部及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續(xù)完備，材料完整。 員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

（2）員工的工作檔案

從員工進入飯店開始，記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷，思想品德；業(yè)務表現(xiàn)、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括：員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料；教育培訓記錄、專業(yè)特長與愛好的資料；工資福利資料；勞動業(yè)績、服務工作評估資料；出勤記錄、工作崗位流動等資料。

對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。

2、人事部工作檔案

人事部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人事部的工作。

（1）人力資源檔案

有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料（包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料），崗位變更資料等。

（2）工資福利檔案

有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

（3）教育培訓檔案

有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的，經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

（4）行政人事檔案

有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。

（5）人事部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。

3、檔案保存期

離職人員檔案保存2年。

員工檔案管理制度匯編 員工檔案管理制度及流程篇六

更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

1、員工入職檔案：個人簡歷

員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

1、基礎管理

1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續(xù)前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的`清潔、整潔。

1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》，行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。

2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意

3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4．1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。

4．2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。

4．3經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

員工檔案管理制度匯編 員工檔案管理制度及流程篇七

為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。

本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。

3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統(tǒng)計等工作。

3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區(qū)）負責本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當?shù)厝耸鹿芾聿块T負責管理工作。

3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執(zhí)行工作。

3.4 集團公司企業(yè)委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執(zhí)行。

4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。

4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。

4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。

4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續(xù)《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。

4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計表》上確認簽字。

4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。

4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

4.5 統(tǒng)計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的'數(shù)量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統(tǒng)計并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》。

4.5.1人事檔案統(tǒng)計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。

4.5.2 人事檔案統(tǒng)計信息要及時更新，人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統(tǒng)計情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計表》，提報人力資源部總監(jiān)審核。

查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。

員工應聘申請表

轉遞人事檔案通知單

員工離職通知單

員工人事檔案統(tǒng)計表

公司員工人事檔案管理制度

第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。

第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。

第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。

第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。

第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：

1、招聘登記表

2、聘用通知書

3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。

4、身份證復印件

5、照片

6、員工轉正申請表

7、聘用合同

8、獎懲材料

9、任免、升降、調薪等材料

10、其它材料

第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。

第七條、要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。

第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。

第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。

第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。

第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。

第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。

第十三條、離職人員檔案保存期為一年。

員工檔案管理制度匯編 員工檔案管理制度及流程篇八

酒店檔案工作的主要流程是：

1、 接 收：凡酒店經(jīng)營管理活動中形成和使用的，業(yè)已辦理完畢并具有查考價值的文件、報告、規(guī)定、通知及有關資料、圖片、會議記錄等均應列入酒店檔案的`接收范圍。

酒店檔案一年接收一次，酒店各部門應于次年一月底前將檔案資料統(tǒng)一移交人事部。

2、 整 理：

（1）、酒店檔案按年綜合整理，一般在每年第一季度整理歸檔。

（2）、酒店各部門的檔案按其形成的各種門類和體裁列為一個全宗。

（3）、辦公室檔案，按其不同內容和體裁，制成統(tǒng)一的分類檔案。

（4）、按照案卷的排列順序編制卷號，案卷目錄上應區(qū)別情況標明不同保管期限。

3、 保管及利用

（1）、酒店檔案應由專人負責保管，并定期進行檢查。

（2）、凡使用檔案應辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱單。重要檔案的借閱應經(jīng)總經(jīng)理批準。

（3）、借閱結束后，請借閱者在檔案借閱單上簽名。

4、鑒定和移交

（1）、檔案鑒定工作在相關領導的領導下，組成鑒定小組，按規(guī)定進行。

（2）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)酒店領

（3）、銷毀失去保存價值的檔案由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)酒店領導批準，由兩人在指定地點監(jiān)銷。

（4）、檔案移交要按國家有關規(guī)定執(zhí)行。

（5）、檔案員調動工作，須辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。

員工檔案管理制度匯編 員工檔案管理制度及流程篇九

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。

3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5、檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1、公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。

2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。

七、檔案的借閱

1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的`借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。

4、檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。

4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。