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廣東省檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn) 廣州城市建設(shè)檔案技術(shù)資訊服務(wù)公司篇一

教師個人業(yè)務(wù)檔案是教師在長期從事教育教學(xué)、科研學(xué)術(shù)工作及各項活動中直接形成的富有保存價值的原始記錄，是全面、客觀評價教師的學(xué)術(shù)水平、業(yè)務(wù)能力、教育教學(xué)質(zhì)量和科研成果的真實憑證，是教學(xué)評建工作的重要內(nèi)容之一。對于教師的考核、職務(wù)聘任、工資晉升、工作調(diào)動、培訓(xùn)、獎懲等都有重要意義。為了做好我校教師業(yè)務(wù)檔案材料的收集、歸納和整理工作，建立和完善教師業(yè)務(wù)檔案，現(xiàn)提出《規(guī)范整理教師個人業(yè)務(wù)檔案方案》，具體內(nèi)容如下：

一、收集整理內(nèi)容：

1、教學(xué)常規(guī)檔案：課程表，學(xué)科教學(xué)計劃，班主任工作計劃，聽課記錄，每學(xué)期所交的任何學(xué)習(xí)心得，學(xué)生成績冊，班主任工作總結(jié)，學(xué)科教學(xué)總結(jié)。

2、教研檔案：教研組工作計劃，教研活動記錄（教研學(xué)習(xí)記錄，集體備課等），教學(xué)教研論文，教研課題活動記錄等。

二、整理方法：

1、教師業(yè)務(wù)檔案整理的單位為冊。每位教師的檔案每學(xué)期為一冊。

2、卷內(nèi)文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、排列。

3、排列：卷內(nèi)文件按產(chǎn)生的時間先后順序逐件排列。

4、編目：文件下端空白處加編的排列順序號。

三、工作步驟：

1、中等職業(yè)學(xué)校所有在職教師按照工作要求自行整理好《卷內(nèi)目錄》電子版，文件名用教師姓名。同時把紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案自行保管到學(xué)期末裝訂的時候。

2、學(xué)期末學(xué)校教務(wù)科對教師個人業(yè)務(wù)檔案逐個核對，發(fā)現(xiàn)問題，及時找老師糾正。

3、學(xué)期末整理完教師業(yè)務(wù)檔案后，放入學(xué)校教務(wù)科個人檔案盒。

4、整理時間截止為2014年1月10日。

說

明

1、收集內(nèi)容：課程表，學(xué)科教學(xué)計劃，班主任工作計劃，聽課記錄，每學(xué)期所交的任何學(xué)習(xí)心得，學(xué)生成績冊，班主任工作總結(jié)，學(xué)科教學(xué)總結(jié)，教研組工作計劃，教研活動記錄（教研學(xué)習(xí)記錄筆記，集體備課等），教學(xué)教研論文，教研課題活動記錄，獲獎證件等。

2、資料解釋：

課程表-----以調(diào)整后的入冊裝訂。

學(xué)科教學(xué)計劃-----交教務(wù)科1份，自留1份裝訂入冊。班主任工作計劃----交學(xué)生科1份，自留1份裝訂入冊。聽課記錄----教師每周的聽課記錄交教研組，教研組組長檢查記錄后，學(xué)期末返還給教師，裝訂入冊。

學(xué)習(xí)心得----教師每學(xué)期的任何心得體會交相關(guān)科室1份，自留1份裝訂入冊。

學(xué)生成績冊----學(xué)期末期末成績記錄后，裝訂入冊。

班主任工作總結(jié)----學(xué)期末交學(xué)生科后1份，自留1份裝訂入冊。

學(xué)科教學(xué)總結(jié)----學(xué)期末交教務(wù)科1份，自留1份裝訂入冊。

教研活動記錄----以教研組開展教研活動后的教師個人記錄筆記裝訂入冊。

教學(xué)教研論文----每學(xué)期期末交教研科至少1篇，自留1份裝訂入冊。

教研課題活動記錄----以教研組開展教研活動后的教師個人記錄裝訂入冊。

獲獎證件----以教師個人有無裝訂入冊。

行政人員和教研組長除以上資料外，還應(yīng)有相關(guān)的學(xué)期計劃和總結(jié)。

廣東省檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn) 廣州城市建設(shè)檔案技術(shù)資訊服務(wù)公司篇二

廣州市重點建設(shè)項目檔案工作管理辦法

第一章 總則

第一條 為加強和規(guī)范我市重點建設(shè)項目檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保重點建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省檔案條例》、《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》、《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》、《廣州市檔案管理規(guī)定》、《廣州市重點建設(shè)項目管理辦法》、《廣州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理辦法》（穗府[2013]9號）等法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的規(guī)定，結(jié)合我市實際，制定本辦法。

第二條 本辦法適用于經(jīng)市人大會議審議通過，由廣州市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的市重點建設(shè)項目（以下簡稱“項目”）。

第三條 本辦法所稱的重點建設(shè)項目檔案（以下簡稱“項目檔案”）是指在重點建設(shè)項目的立項、勘察設(shè)計、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理到竣工驗收及后評價等活動中直接形成的，具有保存價值，并經(jīng)整理歸檔的各種形式、載體的歷史記錄。

第四條 本辦法所稱重點建設(shè)項目檔案工作（以下簡稱“項目檔案工作”）是指項目建設(shè)單位在項目建設(shè)和管理活動中開展的檔案工作組織管理、系統(tǒng)規(guī)范整理和安全保管等方面的一系列工作。

第二章 項目檔案工作管理體系和職責(zé)

第五條 廣州市檔案行政管理部門負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)區(qū)、縣級市檔案行政管理部門、市直屬單位、市城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)開展項目檔案工作的管理，負責(zé)統(tǒng)籌和組織項目檔案管理登記、項目檔案工作專項驗收。

區(qū)、縣級市檔案行政管理部門負責(zé)對既屬市又屬所在區(qū)、縣級市的市重點建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，組織項目檔案管理登記和專項驗收。

第六條 城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)負責(zé)項目檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)、進館驗收、接收保管和利用工作。

第七條 市發(fā)展改革行政主管部門應(yīng)當(dāng)與市檔案行政管理部門建立項目信息共享機制，定期交換項目信息。

市直屬單位負責(zé)對下屬單位項目檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，并參與項目檔案工作專項驗收。

第八條 建設(shè)單位應(yīng)對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導(dǎo)；明確項目檔案工作管理機構(gòu)與分管領(lǐng)導(dǎo)，配備具有檔案專業(yè)技能的項目專、兼職檔案人員，建立包括各參建單位在內(nèi)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)；項目檔案工作經(jīng)費列入項目預(yù)算；組織項目檔案工作預(yù)檢。

建設(shè)單位應(yīng)在項目代建、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等合同中設(shè)立專門條款，明確項目檔案的套數(shù)、參建單位項目文件材料收集、整理、歸檔和移交責(zé)任。

第九條 建設(shè)單位項目檔案管理機構(gòu)的主要職責(zé)：

（一）制定項目檔案工作計劃，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度；收集、整理本單位形成的項目文件材料；除按規(guī)定向有關(guān)單位移交項目檔案外，應(yīng)歸檔一套從立項至后評價全過程的項目檔案，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實行集中統(tǒng)一管理。

（二）參加項目設(shè)計例會及工程例會等會議，參加工程的交工、竣工驗收、設(shè)備開箱、科研課題鑒定驗收，并形成記錄。

（三）負責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位項目文件材料的收集、整理、歸檔、保管、移交等工作。實行代建制的項目，由代建單位按照合同約定履行本項職責(zé)。

第十條 項目勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位的主要職責(zé)：

（一）明確分管檔案工作的負責(zé)人，建立與項目相適應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，配備檔案管理人員，制定檔案管理制度，安全、集中統(tǒng)一管理本單位形成的項目檔案。

（二）將檔案工作納入項目建設(shè)計劃，納入項目技術(shù)管理各個環(huán)節(jié)，納入有關(guān)部門及人員的崗位職責(zé)和績效考核體系。

（三）按規(guī)范要求和合同約定完成項目文件資料的收集、整理、歸檔和移交工作。

（四）監(jiān)理單位除履行以上職責(zé)外，還應(yīng)按照合同約定對項目建設(shè)活動中產(chǎn)生的文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)實施監(jiān)督和審核。

第三章 項目檔案管理登記、整理、保管和利用 第十一條 市重點建設(shè)項目檔案管理登記應(yīng)按隸屬關(guān)系填報《廣州市重點建設(shè)項目檔案管理登記表》（附件1）。市直屬單位及其下屬單位實施的項目，由市直屬單位檔案工作機構(gòu)負責(zé)組織業(yè)主單位填寫，報廣州市檔案行政管理部門；區(qū)、縣級市直屬單位及其下屬單位實施的項目，由區(qū)、縣級市檔案行政管理部門負責(zé)組織業(yè)主單位填寫，報廣州市檔案行政管理部門；民營、外商企業(yè)等其他投資主體實施的項目，由建設(shè)單位向廣州市檔案行政管理部門填報。

新開工的項目建設(shè)單位應(yīng)于項目開工后6個月內(nèi)，開展項目檔案管理登記，并開始項目檔案工作；續(xù)建項目應(yīng)于每年3月31日前進行登記。

第十二條 項目檔案的整理原則上應(yīng)符合《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（da/t28-2002），具體應(yīng)按《建設(shè)工程檔案編制規(guī)范》（dbj440100/t153-2012）的要求整理。

由建設(shè)單位歸檔保管的項目檔案其歸檔范圍除《建設(shè)工程檔案編制規(guī)范》要求的項目文件材料外，還應(yīng)包括項目工作全過程形成的工藝設(shè)備、科研項目、財務(wù)、審計、后評價等其他有保存價值的文件材料。

第十三條 項目建設(shè)過程中，各參建單位應(yīng)配備與檔案數(shù)量相適應(yīng)的、符合安全保管要求的檔案庫房，配置必要的保管保護設(shè)施、設(shè)備；使用檔案管理系統(tǒng)軟件管理檔案，開展項目檔案數(shù)字化工作；加強項目檔案的開發(fā)利用，為項目建設(shè)提供有效服務(wù)。

涉密檔案的保管和利用，密級的變更和解密，應(yīng)按照國家和省、市有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。

第四章 項目檔案移交

第十四條 項目參建單位應(yīng)及時向建設(shè)單位移交經(jīng)整理的項目文件材料。

第十五條 建設(shè)單位應(yīng)于建設(shè)工程竣工驗收備案后3個月內(nèi)向業(yè)主單位、使用單位移交項目檔案；建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。

建設(shè)單位應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)移交項目檔案。

第五章 項目檔案工作驗收

第十六條 市重點建設(shè)項目應(yīng)進行項目檔案工作驗收。項目檔案工作驗收分為預(yù)檢、專項驗收。未經(jīng)預(yù)檢不得進行專項驗收。

第十七條 建設(shè)單位向城建檔案管理機構(gòu)移交全部單位工程項目檔案后組織各參建單位對項目檔案工作預(yù)檢，預(yù)檢通過后向項目檔案工作專項驗收組織單位提交一式兩份《廣州市重點建設(shè)項目檔案工作預(yù)檢登記表》（附件2），驗收組織單位審核后通知建設(shè)單位提請專項驗收。

檔案工作預(yù)檢的內(nèi)容和要求依照國家檔案局《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》中有關(guān)“重大建設(shè)項目檔案驗收內(nèi)容和要求”的規(guī)定執(zhí)行。

第十八條 建設(shè)單位根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》向?qū)ｍ楎炇战M織單位提交項目檔案工作報告、項目檔案質(zhì)量審核情況的報告、《廣州市重點建設(shè)項目檔案工作專項驗收申請表》（附件3）和已填寫自評分的《廣東省重大建設(shè)項目檔案驗收評分表》（附件4）。

第十九條 項目檔案工作報告的主要內(nèi)容：

（一）項目建設(shè)概況及項目檔案工作情況；

（二）保證項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施；

（三）各種載體項目文件材料的形成、收集、整理、歸檔情況，竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況；

（四）檔案在項目建設(shè)、管理、運行中的作用；

（五）存在的問題及解決措施。

第二十條 項目檔案工作專項驗收組織單位在受理驗收申請后15個工作日內(nèi)組織完成驗收。

項目檔案工作專項驗收組由檔案行政管理部門、項目主管部門、建設(shè)單位上級部門、城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)、工程質(zhì)量監(jiān)督部門等單位的專業(yè)人員組成。

項目檔案工作專項驗收組成員人數(shù)一般為不少于5人的單數(shù)，組長由驗收組織單位人員擔(dān)任。

第二十一條 項目檔案工作專項驗收原則上以會議的形式進行。項目檔案工作專項驗收組成員由驗收組織單位召集，會務(wù)由建設(shè)單位負責(zé)。項目代建、施工、監(jiān)理單位的有關(guān)專業(yè)人員列席會議，協(xié)助驗收工作。

第二十二條 項目檔案工作專項驗收組依照《廣東省重大建設(shè)項目檔案驗收評分表》，對項目檔案工作進行綜合評價。評價結(jié)果按百分制標(biāo)準(zhǔn)分為五個等級并評分：優(yōu)秀（得分≥95）、優(yōu)良（90≤得分＜95）、良好（85≤得分＜90）、合格（75≤得分＜85）、不合格（得分＜75分）。

第二十三條 項目檔案工作專項驗收組織單位將驗收結(jié)果以書面形式通知建設(shè)單位。凡檔案工作專項驗收不合格的項目，建設(shè)單位應(yīng)按驗收意見限期對存在的問題進行整改，項目檔案工作專項驗收組對整改情況進行復(fù)查。

財政投資項目申請竣工財務(wù)決算評審時，建設(shè)單位應(yīng)提供檔案工作專項驗收證明文件。

第二十四條 區(qū)、縣級市檔案行政管理部門應(yīng)將項目驗收結(jié)果抄送廣州市檔案行政管理部門。

第六章 獎懲措施 第二十五條 項目檔案工作專項驗收綜合評價為優(yōu)秀的，有關(guān)主管部門或建設(shè)單位對在項目檔案工作中做出突出貢獻的單位和人員予以表彰和獎勵。

由省檔案局委托組織且屬于省以上重大建設(shè)項目的市重點建設(shè)項目，項目檔案工作專項驗收綜合評價為優(yōu)秀且案卷質(zhì)量單項得分不低于57分的，建設(shè)單位可向廣東省檔案局申報“廣東省重大建設(shè)項目檔案金冊獎”。

第二十六條 違反本辦法規(guī)定的，由同級檔案行政管理部門或項目主管部門責(zé)令有關(guān)單位及人員限期改正；逾期不改的，進行通報，造成檔案損失的，由有關(guān)部門按照管理權(quán)限依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。

第七章 附則

第二十七條 區(qū)、縣級市重點建設(shè)項目檔案工作管理參照本辦法執(zhí)行。

第二十八條 本辦法自印發(fā)之日起施行，有效期5年。相關(guān)法律政策依據(jù)變化或有效期屆滿，根據(jù)實施情況依法評估修訂。

廣東省檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn) 廣州城市建設(shè)檔案技術(shù)資訊服務(wù)公司篇三

企業(yè)檔案工作規(guī)范

da／t 42—2009(國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實施)1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

gb／t 9705 文書檔案案卷格式 gb／t 11821 照片檔案管理規(guī)范

gb／t 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

gb／t 17678.1 cad電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 gb／t 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范 da／t 1 檔案工作基本術(shù)語 da／t 12 全宗卷規(guī)范 da／t 13 檔號編制規(guī)則

da／t 15 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 da／t 22 歸檔文件整理規(guī)則

da/ t 28 國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范 da/t 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 da/t 32 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 da/t 43 縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 jgj 25 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范

iso 15489.1 信息與文獻一文件管理：通則 is0 15489.2 信息與文獻一文件管理：指南

3術(shù)語和定義

da／t 1—2000 確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1 企業(yè)檔案business records

企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。3.2 企業(yè)檔案工作business records management 企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。3.3 電子檔案electronic records

具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。3.4 檔案信息化archival informationization

運用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行采集、整合、維護、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。

4檔案工作總則

4.1 企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。

4.2 企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

4.4 企業(yè)應(yīng)維護檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。

5檔案工作組織 5.1 組織系統(tǒng)建設(shè) 5.1.1檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項目檔案工作的負責(zé)人，確定檔案部門的負責(zé)人。5.1.2 檔案機構(gòu)設(shè)置

企業(yè)應(yīng)根據(jù)規(guī)模和管理模式設(shè)置專門的檔案機構(gòu)，或指定負責(zé)檔案工作的機構(gòu)。大型企業(yè)應(yīng)設(shè)立檔案館。5.1.3 檔案人員配備

企業(yè)應(yīng)配備與企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理相適應(yīng)的專職檔案人員；各部門、各項目應(yīng)配備專職或兼職檔案人員。企業(yè)應(yīng)保持檔案人員相對穩(wěn)定。5.1.4 檔案工作體系

企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。5.2企業(yè)管理職責(zé)

5.2.1 企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。

5.2.2 企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項目及專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項目負責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進行考核。5.2.3 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

5.2.4 企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字[1998]6號文件的要求進行，其他企業(yè)可參照。

5.2.5 企業(yè)應(yīng)對檔案工作中做出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。5.3企業(yè)部門職責(zé)

5.3.1 企業(yè)各職能或承辦部門及項目負責(zé)人應(yīng)對本部門或項目歸檔文件的完整和系統(tǒng)負責(zé)。5.3.2 企業(yè)各職能或承辦部門及項目文件形成者應(yīng)負責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負責(zé)。

5.3.3 專兼職檔案人員應(yīng)負責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負責(zé)。5.3.4 企業(yè)各職能或承辦部門及項目對文件管理的責(zé)任，見iso 15489.1第七章、iso 15489.2和檔發(fā)[2002]5號文件要求。5.4檔案部門職責(zé)

5.4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。

5.4.2 負責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。5.4.3 指導(dǎo)企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。

5.4.4 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位(包括派出機構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè))的檔案工作。5.4.5 依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。5.5檔案人員要求

5.5.1 檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。

5.5.2 檔案部門負責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。5.5.3 檔案人員應(yīng)具備大學(xué)專科以上學(xué)歷或同等學(xué)識水平。5.5.4 檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

6檔案工作制度 6.1 工作規(guī)章

6.1.1明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任。企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。

6.1.2 制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。

6.1.3 建立檔案工作責(zé)任追究制度。對相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。

6.1.4 制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。6.2管理制度

6.2.1 文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。

6.2.2 檔案保管制度。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)。6.2.3 檔案鑒定銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求。6.2.4 檔案統(tǒng)計制度。應(yīng)明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。

6.2.5 檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查(借)閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查(借)閱檔案的要求。

6.2.6 檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。6.2.7 電子檔案管理制度。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。

6.2.8檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。6.3業(yè)務(wù)規(guī)范

6.3.1 文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。

6.3.2 檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識、類目范圍。

6.3.3 文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對應(yīng)的保管期限。6.3.4 特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。

7檔案業(yè)務(wù)工作

7.1 企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動

7.1.1企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項業(yè)務(wù)和活動的有機組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟責(zé)任制或崗位責(zé)任制。7.1.2 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設(shè)備開箱驗收等活動，負責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。

7.1.3 企業(yè)下達項目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應(yīng)同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應(yīng)同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結(jié)應(yīng)同時做好項目文件歸檔交接。7.2文件的形成、積累

7.2.1 文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。

7.2.2 文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項目或?qū)ｍ椆ぷ鳈n案人員保管。

7.3文件整理與歸檔 7.3.1 文件整理 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機聯(lián)系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合gb 9705、da／t

22、gb／t 11822、財會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合gb／t 11821、da／t

15、gb／t 18894、da／t 32等標(biāo)準(zhǔn)的要求。7.3.2 文件歸檔范圍

7.3.2.1 企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)[2004]4號文件要求。

7.3.2.2 歸檔文件的主要來源有：

——本企業(yè)形成的文件；

——本企業(yè)引進項目、外購設(shè)備等接收的文件；

——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；

——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。

7.3.2.3 企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄a。項目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見da／t 28；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制。7.3.3文件歸檔時間

7.3.3.1 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

7.3.3.2 科研開發(fā)、項目建設(shè)文件應(yīng)在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。

7.3.3.3 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時歸檔；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

7.3.3.4 會計核算專業(yè)材料應(yīng)在會計終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

7.3.3.5 電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門類或內(nèi)容的其他載體歸檔時間一致。7.3.3.6 磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。

7.3.3.7 更新、補充的文件，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和干部職工調(diào)動、離崗時應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應(yīng)隨時歸檔。7.3.4 文件歸檔要求

7.3.4.1 企業(yè)應(yīng)實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責(zé)任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文件整理后歸檔。

7.3.4.2 歸檔的文件應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡應(yīng)符合形成文件設(shè)備(打印機、復(fù)印機、掃描儀等)標(biāo)稱的質(zhì)量要求。

7.3.4.3 歸檔的文件應(yīng)為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔。

7.3.4.4 非紙質(zhì)文件應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。

7.3.4.5 歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。7.3.4.6 兩個以上單位合作完成的項目，應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。

7.3.4.7 文件形成部門應(yīng)就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見附錄b表b.1)。重要項目文件歸檔時應(yīng)由項目管理部門編寫歸檔說明，并經(jīng)項目負責(zé)人審核簽字。7.4檔案收集工作 7.4.1 文件歸檔的交接

7.4.1.1 文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。7.4.1.2 檔案部門接收時應(yīng)認真核對，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接登記表》簽字后各保留一份。

7.4.2 檔案與資料的收集

7.4.2.1 企業(yè)應(yīng)接收所屬單位因產(chǎn)權(quán)變動后屬本企業(yè)所有的檔案。7.4.2.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)管理權(quán)限接收無法人資格的所屬單位檔案。7.4.2.3 企業(yè)可根據(jù)需要收集宣傳報道本單位的新聞資料。

7.4.2.4 企業(yè)可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。7.4.2.5 企業(yè)可根據(jù)需要向社會、離退休人員征集檔案、資料。7.5檔案整理工作

7.5.1 檔案部門應(yīng)區(qū)分全宗進行檔案的分類、排列與編目。7.5.2 分類方案應(yīng)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案形成特點制定，并應(yīng)保持相對穩(wěn)定性和可擴充性。分類方案應(yīng)附有分類說明。

7.5.3 類別號可采用阿拉伯?dāng)?shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。7.5.4 全宗內(nèi)檔案按類分別集中排列，類別內(nèi)檔案按類目條款順序依次排列編號。7.5.5 根據(jù)分類方案和排列順序編制檔號。檔號應(yīng)指代單一，具有唯一性。檔號編制方法見da／t 13。

7.5.6 檔號可采用“[全宗號—]分類號(或項目代號或目錄號)—案卷號(或件號或盤、盒、張?zhí)?”([ ]表示可選)結(jié)構(gòu)。

全宗號由企業(yè)根據(jù)對所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要和企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況自行設(shè)定。7.5.7 紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。

互見號是反映同一內(nèi)容其他載體檔案保管單位的檔號。7.5.8 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。

7.5.9 檔案部門應(yīng)對每個全宗建立全宗卷。全宗卷可單獨管理。全宗卷的主要內(nèi)容和編制方法見da／t 12。7.6檔案保管工作

7.6.1 檔案存放應(yīng)依據(jù)檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應(yīng)選擇防磁設(shè)施。重要檔案應(yīng)異地備份。

7.6.2 檔案入庫前一般應(yīng)去污、消毒。受損的檔案應(yīng)及時修復(fù)或補救。對于易損的制成材料和字跡，應(yīng)采取復(fù)制手段加以保護。7.6.3 庫房管理

7.6.3.1 庫房應(yīng)保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能(見jgj 25)。

7.6.3.2 庫房溫、濕度應(yīng)符合jgj

25、gb／t 18894和da／t 15對各類檔案載體的保管要求，并有溫濕度登記(登記表參見附錄b表b.2)。

7.6.3.3 庫房設(shè)備運轉(zhuǎn)情況應(yīng)定期檢查，并及時排除隱患。

7.6.3.4 庫藏檔案應(yīng)定期清理核對，做到賬物相符。庫藏檔案數(shù)量發(fā)生變化時應(yīng)記錄說明。7.7檔案鑒定工作

7.7.1 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(或小組)，負責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

7.7.2 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對企業(yè)、國家和社會所具有的現(xiàn)實和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價值確定。

7.7.3 檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會計檔案的保管期限執(zhí)行《會計檔案管理辦法》。

7.7.4 永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動和歷史面貌，對本企業(yè)、國家和社會有長遠利用價值的文件，列為永久保管。

7.7.5 定期保管檔案。凡是反映本企業(yè)一般工作活動，在一定時間對本企業(yè)各項工作有參考利用價值的文件，列為定期保管。定期保管檔案的年限可根據(jù)其參考利用價值分為30年和10年。

7.7.6 企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。經(jīng)檔案鑒定委員會鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對保管期滿確無保存價值的檔案應(yīng)登記造冊，填寫銷毀清冊(參見附錄b表b.3)，經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進行監(jiān)督銷毀。銷毀清冊永久保存。7.8檔案統(tǒng)計工作

7.8.1 檔案部門應(yīng)及時、準(zhǔn)確地填報本企業(yè)檔案工作年報及有關(guān)統(tǒng)計報表。

7.8.2 建立檔案工作統(tǒng)計臺賬，主要內(nèi)容包括：檔案館(室)藏情況；入出庫情況；檔案利用情況；檔案專兼職人員情況；檔案設(shè)施、設(shè)備情況；檔案銷毀情況等。7.8.3 檔案統(tǒng)計工作應(yīng)保持連續(xù)性。7.9檔案利用工作

7.9.1 檔案部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時、有效地提供檔案利用服務(wù)。

7.9.2 企業(yè)應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識產(chǎn)權(quán)管理要求，設(shè)定利用者權(quán)限。超越權(quán)限的利用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。’

7.9.3 利用檔案應(yīng)按規(guī)定進行登記(借閱登記表參見附錄b表b.4)。利用效果突出的宜進行登記(利用效果登記表參見附錄b表b.5)。

7.9.4 可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供利用原件、復(fù)制件、縮微件和電子檔案。

7.9.5 企業(yè)宜對檔案信息進行分類匯總，形成專題匯編，如規(guī)章制度匯編、專題文件匯編等。7.9.6 企業(yè)宜對檔案信息進行綜合整理，形成專題材料，如大事記、年鑒、組織沿革、產(chǎn)品性能比較、科研成果簡介、工程項目簡介、設(shè)備的更新?lián)Q代、市場的變化等。

7.9.7 企業(yè)宜對檔案信息進行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營指標(biāo)統(tǒng)計分析、重大事故原因研究分析、企業(yè)史志等。7.9.8 企業(yè)可利用檔案舉辦檔案陳列或展覽。

8檔案信息化建設(shè)

8.1 檔案信息化目標(biāo)與原則

8.1.1企業(yè)檔案信息化應(yīng)以促進、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)。8.1.2 企業(yè)檔案信息化應(yīng)堅持技術(shù)與管理并重、與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。8.1.3 企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實施應(yīng)充分考慮檔案管理的要求。8.2電子文件的歸檔

8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。

8.2.2 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。

8.2.3 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識讀、遷移。電子文件通用格式見gb／t18894第6章。8.2.4 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見gb／t 17678.1和gb／t 18894。

8.2.5 加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。

8.2.6 文件形成部門應(yīng)負責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。8.3傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

8.3.1 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。8.3.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合da／t 31的要求，縮微膠片數(shù)字化應(yīng)符合da／t 43的要求。8.3.3 照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見da／t 32的附錄b。

數(shù)字化生成的檔案副本檔號應(yīng)與原檔案對應(yīng)。8.4電子檔案的保管

8.4.1 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。

8.4.2 電子檔案應(yīng)存儲到脫機載體上。其存儲載體見da／t 32的附錄c，保管要求見gb／t 18894的9.4。

8.4.3 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。8.4.4 存儲在脫機載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

8.4.5超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合gb／t 18894中9.8的相關(guān)規(guī)定。對確認銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。8.5檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

8.5.1 企業(yè)應(yīng)建立館(室)藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并逐步實現(xiàn)檔案的全文檢索。

8.5.2 對數(shù)字化檔案和各信息系統(tǒng)歸檔的電子文件，檔案部門應(yīng)根據(jù)設(shè)定的利用權(quán)限提供及時有效的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

8.5.3 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。8.5.4 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采取身份認證、權(quán)限控制、加裝防火墻等安全保密措施。8.5.5 檔案管理服務(wù)器應(yīng)采取可靠的備份、恢復(fù)措施。

8.5.6 各信息系統(tǒng)應(yīng)有生成電子文件自動歸檔功能的模塊或接口。8.6檔案管理系統(tǒng)軟件

8.6.1 檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實際工作需要，并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。

8.6.2 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。8.6.3 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實施參見iso 15489.1第8章和iso 15489.2。

9檔案工作設(shè)施設(shè)備 9.1 檔案庫房

9.1.1檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，無特殊保護裝置一般不宜設(shè)置在地下或頂層。

9.1.2 檔案庫房樓層地面應(yīng)滿足檔案及其裝具的承重要求。9.1.3 檔案庫房面積應(yīng)滿足檔案工作發(fā)展的需要，留有存儲空間。

設(shè)置檔案館的企業(yè)，檔案庫房建筑應(yīng)符合jgj 25的要求，庫房一般應(yīng)滿足日后20年檔案存儲需要。9.2業(yè)務(wù)技術(shù)用房

9.2.1 業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)滿足接收、整理、修復(fù)檔案的實際需要。9.2.2 企業(yè)可根據(jù)工作需要設(shè)置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復(fù)印、數(shù)字化、縮微以及安全監(jiān)控等用房。9.3閱覽及陳列室

閱覽室應(yīng)鄰近辦公室和檔案庫房，環(huán)境安靜。

陳列室(展覽室)宜設(shè)置在適于觀覽的場所。9.4檔案裝具

9.4.1 檔案柜架應(yīng)牢固耐用，一般應(yīng)具有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護功能的柜架。有條件的可采用密集架。

9.4.2 各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合gb／t 9705、gb／t 11822、da／t 22和gb／t 11821的要求。9.5保護設(shè)備

9.5.1 檔案庫房應(yīng)配置溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾、防盜門窗等必要的設(shè)施。9.5.2 根據(jù)庫房管理需要可配置除塵器、消毒柜、去濕機、加濕機、空氣凈化器等設(shè)備。9.5.3 有條件的企業(yè)應(yīng)配置自動報警、自動滅火、溫濕度自動調(diào)控、監(jiān)控等設(shè)備。9.6技術(shù)設(shè)備

9.6.1 配備檔案整理工作所需要的裝訂機、打印機等設(shè)備。

9.6.2 配備檔案修復(fù)、利用需要的數(shù)碼照相機、攝像機、復(fù)印機、閱讀機等設(shè)備。9.6.3 配備信息化管理需要的計算機、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。

9.6.4 根據(jù)需要可配備cad繪圖儀、工程圖紙復(fù)印機、縮微機等設(shè)備。

廣東省檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn) 廣州城市建設(shè)檔案技術(shù)資訊服務(wù)公司篇四

印發(fā)《廣州市企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

規(guī)范》的通知 穗檔字［1993］16號

2010-05-13 來源：

市各有關(guān)委、辦、局、總公司、直屬單位，各區(qū)、縣（市）檔案局：

為了在我市各企業(yè)深入貫徹《檔案法》和《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》，進一步加強我市企業(yè)檔案工作，更好為發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟服務(wù)?，F(xiàn)將我局制定的《廣州市企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》印發(fā)你們，請認真組織貫徹實施，實施中有何問題，請及時報告我局監(jiān)督指導(dǎo)處。

廣州市檔案局一九九三年十一日一日

廣州市企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范

為加強我市企業(yè)檔案工作，更好為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》，制定本規(guī)范。

l 總則

1．l 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護企業(yè)合法權(quán)益和經(jīng)濟利益，維護企業(yè)歷史真實面貌的一項工作。

1．2 企業(yè)檔案工作要堅持集中統(tǒng)一管理的原則，維護檔案的完整和安全，便于企業(yè)各項工作的利用。

1．3 企業(yè)要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展計劃，納入生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理等各項管理程序。企業(yè)檔案的管理體制

2．l 企業(yè)必須根據(jù)《檔案法》規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的實際情況，設(shè)立企業(yè)檔案部門，配備適應(yīng)工作的專兼職人員，歸口辦公室管理。

2．2 企業(yè)檔案部門對企業(yè)形成的各種門類和載體的檔案實行綜合管理，成為企業(yè)檔案資料的貯存基地和利用中心。

2．3 企業(yè)檔案工作人員享受專業(yè)技術(shù)職務(wù)待遇。

2．4 企業(yè)各部門、車間（分廠）應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案資料積累、整理、歸檔工作，受企業(yè)檔案部門監(jiān)督、指導(dǎo)，形成企業(yè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

2．5 企業(yè)檔案部門在業(yè)務(wù)上受主管機關(guān)和上級檔案管理機關(guān)的監(jiān)督、指導(dǎo)。

2．６ 企業(yè)檔案部門工作任務(wù)

2．６．l 認真貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作方針、政策、法律、法規(guī)和上級檔案部門的規(guī)定，并結(jié)合企業(yè)實際，提出貫徹意見。

2.６．２ 擬定企業(yè)檔案工作計劃和各項管理制度。

2．6．3 指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。

2．6．4 負責(zé)收集、接收企業(yè)各部門形成的各種門類和載體的檔案。

2．６．5 負責(zé)企業(yè)檔案的整理、鑒定、保管、統(tǒng)計工作。

2．6．6 負責(zé)開發(fā)檔案信息資源，編制檢索工具和參考資料。

2．6．7 負責(zé)收集與本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的信息資料。企業(yè)文件材料的形成與歸檔

3．1 企業(yè)文件材料形成與歸檔的要求

3．1．l 企業(yè)形成的各種文件，必須由各部門指定人員負責(zé)收集、積累、整理歸檔。

3．１．１．１ 產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、設(shè)備開箱、基建工程竣工驗收，企業(yè)有關(guān)部門應(yīng)通知檔案部門派人參加，驗收登記技術(shù)文件材料，以保證檔案的完整與齊全。

3．1．１．2 產(chǎn)品試制、投產(chǎn)、設(shè)備安裝、基建工程竣工驗收、科研成果鑒定后三個月內(nèi)，應(yīng)將形成的科技文件材料整理立卷后由經(jīng)辦部門（或項目）的負責(zé)人審定，向檔案部門歸檔。

3．１．1．3 各項管理工作中形成的文件材料，各部門應(yīng)于翌年第一季度內(nèi)整理立卷交檔案部門歸檔。

3．１．１．4 企業(yè)形成的聲像文件材料，由經(jīng)辦人員擬好說明（時間、地點、人物和內(nèi)容）或解說詞，定期交檔案部門歸檔。

3．1．2 歸檔的文件必須完整、準(zhǔn)確、歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率達到國家規(guī)定的要求。

3．1．3 技術(shù)文件、藍圖、底圖應(yīng)同時歸檔，行政管理文件應(yīng)留存兩份，一份連同底稿立卷歸檔，一份留作文件匯編作資料保存。

3．2 企業(yè)文件材料的歸檔范圍：包括產(chǎn)品生產(chǎn)、設(shè)備儀器、技術(shù)管理、基建、科研、計劃統(tǒng)計、物資供應(yīng)、經(jīng)營銷售、勞動工資、財務(wù)管理、教育衛(wèi)生、黨務(wù)、行政、工會、共青團工作等方面的文字、圖表、聲像材料。

3．3 企業(yè)文件材料應(yīng)在科學(xué)分類的基礎(chǔ)上組合成案卷，案卷質(zhì)量要求：

3．3．１ 分類必須清楚

3．3．1．１ 科技文件材料分別按產(chǎn)品、設(shè)備、基建、科研分大類。大類下再分一級屬類，二級屬類或三級屬類。大類和一級屬類，按市檔案局制訂的企業(yè)檔案分類大綱的規(guī)定設(shè)置，二級、三級屬類可根據(jù)企業(yè)現(xiàn)行文件形成情況自行擬定。

3．3．１．2 文書材料按行政管理、經(jīng)營管理和黨群工作分類。每類按年度——機構(gòu)（或類別）——問題進行組合。

3．3．2 組合與編目必須系統(tǒng)條理

3．3．2．1 組成的案卷必須遵循文件材料的特點和形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分保存價值，便于保管和利用的原則。組合與編目必須系統(tǒng)、條理。

3．3．2．2 科技文件材料的組合：產(chǎn)品、設(shè)備按型號、基建按項目、科研按課題分類后按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組合。底圖應(yīng)按上述要求分類后平放，另行保存。

3．3．2．3 文書材料的組合：在文件分類后將同一問題、同一價值的若干文件按一定的形式組合起來。文件的具體組合方法按市檔案局關(guān)于改革文書立卷方法的通知（穗檔［1988」18號）規(guī)定執(zhí)行。

3．3．2．4 卷內(nèi)文件排列。對卷內(nèi)文件應(yīng)進行系統(tǒng)排列，文件的正件與定稿、主件與附件、請示與批復(fù)（批復(fù)在前、請示在后）、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件均應(yīng)排列在一起，同一卷內(nèi)有兩個問題的文件，同一問題的文件應(yīng)排列在一起。

3．3．2．5 填寫備考表。備考表主要用于填寫卷內(nèi)文件需要加注說明的情況（如破損、修改、補充、完整等情況），立卷人、檢查人員簽署姓名、立卷時間。備考表附在卷末的封三內(nèi)。

3．3．２．6 案卷的排列。根據(jù)企業(yè)檔案的分類大綱依次排列，同一類別不同形式的案卷（照片、聲像除外）應(yīng)排在一起，同一問題的案卷可視重要程度、時間排列，技術(shù)性的文字在前，圖表在后，保持案卷之間的聯(lián)系。

3．3．２．7 擬寫案卷題名，文書檔案案卷題名一般由責(zé)任者、問題、名稱組成；科技檔案案卷題名一般由項目名稱、問題、文件名稱組成。案卷題名要求簡明確切，概括地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般不超過五十個字。

3．3．2．8 卷內(nèi)文件編號，文書材料在右上角編頁號，科技文字材料、圖表、圖樣在右下角編寫張（頁）號，雙面書寫的正背面各編頁號，背面對應(yīng)正面編在左上角或左下角，照片與底片編案卷內(nèi)的順序號。

3．3．2．9 案卷裝訂，根據(jù)企業(yè)檔案的實際，文書案卷用軟封面裝訂，再把若干卷放入卷盒存放。屬于科技案卷，圖樣是否裝訂，視情況而定，但科技文字材料必須裝訂，并用卷盒套裝存放。凡歸檔的文件，在裝訂前均需去掉金屬物，對破損的文件應(yīng)裱糊修補，案卷裝訂采用一線三孔方法。

3．3．2．10 案卷封皮及其填寫。采用國家標(biāo)準(zhǔn)的封面，視不同門類（載體），使用不同的封面。案卷封面的案卷題名必須用毛筆書寫或機械打印，字跡工整。封面各種數(shù)碼，統(tǒng)一用阿拉伯字填寫。

3．3．3 企業(yè)的會計、聲像、已故人員等其他門類檔案應(yīng)按大類進行單獨立卷整理。會計檔案一般按報表。帳簿、憑證、工資表分別編號整理、聲像檔案一般按錄音、錄

像、照片分別整理，錄音錄像材料可分別按形成時間順序編號整理，照片可按“年度——問題”或“問題——年度”分類立卷整理；已故人員檔案按干部、工人分別編號整理。4 企業(yè)檔案的整理

4．l 企業(yè)各個部門和黨、政、工、團組織在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的各種門類和載體的檔案，是一個整體，作一個全宗保存，但發(fā)生下列變化時，要作適當(dāng)調(diào)整。

4．1．1 一個企業(yè)劃分為兩個以上企業(yè)的，分出的企業(yè)應(yīng)成立新的全宗。

4．1．2 兼并的企業(yè)，名稱沒有改變，職能不變或擴大、縮小的，全宗不變。但被兼并的企業(yè)的檔案作單獨全宗保管。

4．1．3 國有企業(yè)被承包、租賃的仍按原全宗不變，檔案（含承包、租賃前后）由承包、租賃的法人代表負責(zé)收集、整理、保管，承包、租賃期間形成的檔案不得分散或個人擅自保存。

4．1．4 國有企業(yè)與外商合資（合作）或租賃給外商的企業(yè)，檔案由合資（合作）的中方負責(zé)，分廠、車間合資（合作）或租賃給外商的，其合資（合作）或租賃前的檔案由原企業(yè)負責(zé)保存。凡與外商合資（合作）的企業(yè)，合同期滿或終止合同的，其所有檔案均由中方負責(zé)保存。

4．1．5 企業(yè)跨地區(qū)、跨行業(yè)組成橫向聯(lián)系的經(jīng)濟聯(lián)合體（或企業(yè)集團）應(yīng)成立新的全宗，與原企業(yè)的檔案分別保存。聯(lián)營期滿或終止合同，檔案的處理雙方協(xié)商以一方為主保存，不得將檔案分散。

4．2 企業(yè)檔案的分類

4．2．1 制訂檔案分類方案，根據(jù)市檔案局制發(fā)的企業(yè)檔案分類大綱的要求，制定本企業(yè)檔案分類作為檔案分類的依據(jù)。

4．2．2 案卷的排列、編號。各門類、載體檔案的案卷，分別單獨排列和編號，箱柜和案卷的排列，從左到右，從上至下分類存放。排列方法每年要統(tǒng)一，前后一致。5 企業(yè)檔案的保管

5．l 企業(yè)檔案部門應(yīng)設(shè)有專門庫房，庫房布局要合理、協(xié)調(diào)，存放檔案要有示意圖。

5．2 檔案庫房要有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲鼠、防有害氣體等“八防”設(shè)施，注意溫濕度控制，保證檔案的安全。

5．3 企業(yè)檔案要有統(tǒng)一規(guī)范的箱柜或密集架存放，統(tǒng)一用雙門五層檔案柜，每層規(guī)格400 x 800 x 300mm。密集架規(guī)格按國家規(guī)定。

5．4 企業(yè)檔案部門應(yīng)定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取措施，保護檔案的安全。

5．5 聲像文件材料（照片、錄音、錄像、縮微、計算機磁帶），要用特制的密封

盒、膠片頁夾和影集的載具存放。企業(yè)檔案的鑒定

6．l 企業(yè)檔案部門要根據(jù)國家檔案管理部門和專業(yè)主管機關(guān)的規(guī)定，制定檔案保管期限表，定期對檔案進行鑒定，判定檔案的存毀。

6．2 檔案的鑒定工作，由企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門組成的鑒定小組共同進行。

6．3 凡經(jīng)鑒定，失去保存價值的檔案，應(yīng)由鑒定小組提出報告造具清冊，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，報上級主管部門備案，由檔案部門會同保密委員會（小組）指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊簽字。企業(yè)檔案的統(tǒng)計

7．1 企業(yè)檔案部門應(yīng)建立檔案的統(tǒng)計工作，如檔案工作人員基本情況，檔案接收、移出、鑒定、銷毀、編研、檢索利用以及庫房設(shè)施的臺帳等。

7．2 及時向上報送本企業(yè)檔案工作情況統(tǒng)計。企業(yè)檔案的利用

8．１ 企業(yè)檔案部門要認真做好檔案的收集，為開發(fā)檔案信息資源，提供利用。

8．2 企業(yè)檔案部門應(yīng)圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要，編制各種檢索工具和參考資料，開發(fā)檔案信息資源，提供信息服務(wù)，為企業(yè)獲取經(jīng)濟效益和社會效益。

8．3 企業(yè)檔案部門要根據(jù)檔案著錄規(guī)則（國家標(biāo)準(zhǔn)bg3792．5－85）①，對本企業(yè)檔案進行文件級著錄檢索。

8．4 凡利用檔案、資料都應(yīng)辦理利用手續(xù)，并填寫《檔案利用效果登記表》，及時收集反饋信息。企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理

9．1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分，要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計劃。

9．2 企業(yè)檔案部門要應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法，逐步應(yīng)用電子計算機等現(xiàn)代化管理手段。企業(yè)檔案的移交

10．l 凡移交檔案，必須有上級的規(guī)定，經(jīng)企業(yè)分管負責(zé)人批準(zhǔn)，移交檔案，必須辦理移交手續(xù)。移交清冊一式兩份，一份送交接收單位，一份自查。

10．2 企業(yè)破產(chǎn)或撤銷后，除設(shè)備、基建檔案等隨同實物移交外，其余檔案按上級規(guī)定辦理移交。

10．3 企業(yè)檔案工作人員調(diào)動工作，必須辦理檔案交接手續(xù)，才能調(diào)離。11 企業(yè)檔案管理制度

11．１ 建立企業(yè)檔案管理辦法，作為企業(yè)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的依據(jù)。

11．2 檔案保管制度：包括檔案的安全保護、庫房管理制度。

11．3 檔案保密制度：包括檔案的保密措施和對檔案人員的保密要求。

11．4 檔案利用制度：包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)、效果登記和檔案利用后的檢查。

11．5 檔案人員崗位責(zé)任制：包括人員職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)和獎懲要求。11．6 圖紙修改、補充制度：包括修改內(nèi)容、要求、批準(zhǔn)手續(xù)。此規(guī)范適用于國有企業(yè)，也適用于集體企業(yè)，三資企業(yè)也可參照執(zhí)行。13 本規(guī)范自頒發(fā)之日起執(zhí)行。

注：①本標(biāo)準(zhǔn)于1999年變更為：中華人民共和國檔

案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》da／t18－1999