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一、秘書的定義

(一)制定秘書定義的要點

1.秘書活動的服務對象是領導者;

2.秘書活動的根本職能是輔助管理;

3.秘書活動的基本方式是處理信息和事務。

(二)教材給出的定義

秘書是直接輔助領導者實施管理，并負責全面處理信息和事務的工作人員。

(三)其他定義

1.秘書是幫助上司處理各種事務的人員。

2.秘書是為政府、企事業(yè)等單位或個人服務的，助理政務、管理事務的工作人員。

3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

二、秘書的分類

(一)縱向分類(秘書的層次)

1.秘書所在單位的級別有高有低，相應地有三個層次的秘書。

2.同一單位內部，秘書人員的職位有高低之分：

(1)初級秘書：主要從事一般日常工作;

(2)中級秘書：主要負責文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息;

(3)高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。

3.秘書職業(yè)資格鑒定的三個等級線：初級、中級、高級秘書，在知識要求和技能要求上各有不同。

(二)橫向分類(秘書的類別)

1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業(yè)。

2.從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔哪些具體工作。

(1)“生活秘書”這一類型確實存在過，不能簡單地予以否定;

(2)按此標準劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型。

一、秘書機構的定義

秘書機構是各級各類領導機關的綜合性辦公機構，也叫辦事機構。它隸屬于領導機關，并在機關內為領導工作和機關日常事務提供公務服務。

二、秘書機構的性質

(一)比較兩類機構

1.職能性機構：承擔具體業(yè)務工作，專業(yè)性強，分工明確，職能界線清晰。(或稱“業(yè)務性機構”、“職能部門”、“業(yè)務部門”)

2.綜合性機構：不承擔具體業(yè)務工作，處理綜合事務，全面協(xié)調，拾遺補缺。

(二)秘書機構屬于綜合性機構，既非決策性機構，也非職能性機構。

三、秘書機構的特點

(一)附屬性：直接隸屬于領導機關;

(二)綜合性：活動內容綜合性強;

(三)輔助性：活動形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督。

四、秘書機構的設置

(一)總原則：必須適應機關或單位管理工作的實際需要。

(二)具體要求：

1.凡獨立單位必須設置秘書機構;

(獨立單位：有一定數(shù)量的常駐領導干部和辦事人員，能獨立行使一定權力的實體單位。)

2.秘書機構的組織形式、人員配備，必須符合精簡、合理、高效的要求;

3.秘書機構與所屬機關在工作性質上必須相適應。

五、秘書機構的任務

(一)總括：

1.秘書機構的基本任務是為機關領導層或領導者提供綜合性輔助和公務服務。

2.辦文、辦會、辦事是中外秘書機構的主要任務的概括。

(二)分述：

1.政務性工作(參與政務)

(1)調查研究(為領導掌握情況、制定政策服務，為決策提供準確可靠、全面具體的情況，提出富于建設性的意見和建議)

(2)信息工作(向決策者及時提供準確、完整、有用的信息)

(3)協(xié)調工作(側重于協(xié)調機關單位內各職能部門的工作目標、工作步驟等，溝通上下，聯(lián)系左右，理順關系)

(4)咨詢工作(為決策者提供與決策有關的法律、法規(guī)、政策、資料等，范圍極廣)

2.業(yè)務性工作(秘書部門獨有的、帶有秘書專業(yè)性質的任務)

(1)文書工作(公文的“統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)”)

(2)檔案工作(現(xiàn)行文件辦理完畢后，對其中具有存查價值的那部分進行立卷、歸檔，移交給檔案部門管理)

(3)會務工作(為了開好會議而開展的一系列準備、組織工作)

(4)接待工作(可分為內賓、外賓接待兩大類，注意“內外有別”)

(5)保密工作(保守國家及本單位的各類秘密，一般設有保密室)

3.事務性工作(主要指處理機關單位日常事務的各類工作，如文印、交通、值班、福利、環(huán)境衛(wèi)生、設備管理等)

六、秘書機構的領導關系

(一)秘書機構只直接對所屬機關單位負責

秘書機構只直接為本單位領導服務，對下一級或上一級秘書機構不存在領導或被領導關系。換言之，各級秘書部門之間不實行自上而下的、獨立的垂直領導體系，秘書機構之間存在相對的封閉性。

這種領導關系，可以形象地比喻為“各為其主”、“各自為營”。

(二)秘書機構之間的聯(lián)系

1.縱向聯(lián)系

2.橫向聯(lián)系

七、各類秘書機構(略)

一、秘書工作的定義

秘書工作是秘書及秘書機構以領導者和領導機關為對象而開展的一系列近身綜合輔助和公務服務活動，其目的在于通過近身綜合輔助和公務服務，減輕領導的事務負擔，以便領導集中精力處理決策大計，協(xié)助領導提高工作效率和優(yōu)化工作效果。

二、秘書工作的主要內容

(一)主要內容

1.事務管理

2.中介溝通

3.文書工作

4.信息工作

5.參謀輔助

6.會務操辦

7.綜合協(xié)調

8.督促檢查

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(一)基礎知識

秘書應具備的基礎知識可以分為兩個方面：一方面是社會科學基礎知識，包括語文、歷史、地理、外語等;另一方面是自然科學知識，包括物理、化學、生物等知識。這些知識對其秘書工作起著直接或間接的作用。

(二)專業(yè)知識

專業(yè)知識是指秘書人員應該具備的秘書業(yè)務知識，包括應用文寫作、文書制作和文書檔案管理、檔案保管、辦公室管理、調查研究、會議組織、信訪工作、信息科學和公共關系知識等。由于秘書崗位所在的部門屬于樞紐部門，與領導聯(lián)系最為緊密，因此秘書在輔助領導進行科學決策管理過程中發(fā)揮著重要作用，所以，具備基本的秘書業(yè)務知識和一定的管理學知識，對于提高秘書工作效率，實現(xiàn)秘書工作的現(xiàn)代化、科學化意義重大。

(三)行業(yè)知識

行業(yè)知識是指秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識，如在政府機關工作的秘書人員必須具備行政管理知識，在工商企業(yè)工作的秘書人員必須具備企業(yè)管理知識、市場營銷知識，而處于教育、軍事、外事、科學、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員也應具備各自的行業(yè)基礎知識，秘書在日常工作中必然會大量接觸行業(yè)領域的專業(yè)知識，如果不了解這些知識就有可能對所處理事務的輕重緩急不甚清楚，進而有可能造成失誤或損失。

(四)相關知識

所謂相關知識是指秘書人員為適應新形勢下的工作需要而應該加以進修的知識，屬于秘書人員知識結構中的較高層次，主要涉及經濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領導科學、統(tǒng)計學等。通過這些專業(yè)的學習，秘書人員可以更加拓寬自己的工作領域。在當前市場經濟條件下，隨著我國各項改革措施的不斷深化，有些專業(yè)領域的知識可以使秘書人員從更深的角度去認識秘書工作和秘書活動。比如社會學、心理學，有助于秘書人員更好地認識自己的社會地位和社會價值，調整自己的心理狀態(tài)，運用科學的方法更自覺地、更有效地適應秘書工作和秘書活動，還有些知識可以幫助秘書人員從更好更先進的角度去考慮和從事秘書工作，比如領導科學、信息傳播學等等。

秘書人員應根據(jù)崗位的需要和自我的要求，有針對性地、有目的性地建構合理的知識結構，不斷優(yōu)化自己的知識結構。而隨著社會的不斷發(fā)展，“終身學習”的理念正在逐步深入人心，日益成為對各行各業(yè)從業(yè)人員的共同要求。秘書從業(yè)人員也應根據(jù)自身的實際狀況有意識地擴大知識面，不斷加強專業(yè)知識與行業(yè)知識的廣度和深度。

秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，要求秘書人員必須具備下述基本能力要求：

(一)表達能力

秘書工作的表達能力包括語言表達能力和文字表達能力，“能說會寫”是對秘書工作的基本能力要求，也是秘書人員給人的第一印象。

1.語言表達能力

秘書雖然很少有機會親自走上發(fā)言臺，但是上傳下達、匯報情況、接待來訪、接打電話等這些基本的日常辦公工作卻是無時無刻不在考驗著秘書人員的語言表達能力。因此語言表達能力作為秘書人員必備的基本能力，就要求秘書人員在日常辦公工作中要做到：一要反應敏捷，應對自如;二要表達準確，分寸適當;三要口齒清楚，流暢清晰;四要態(tài)度從容，表達圓滿;五要針對不同對象，選用不同語言，講究說話的藝術性。

2.文字表達能力

所謂秘書人員的文字表達能力，簡單地說就是以書面形式表達思想意圖，輔助領導處理政務的能力。這是秘書人員“以文輔政”的必然要求。較強的文字表達能力集中體現(xiàn)在以準確、簡潔、得體、莊重、樸實的書面語言，撰寫符合規(guī)范的公文文稿。秘書人員要寫好公文和應用文，應具備語法、邏輯、修辭等方面的知識，掌握豐富的詞匯和不同的句式，具備公文和應用文文體知識，掌握常用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期的實踐積累將這些知識綜合起來轉化為寫作能力。應該認識到，寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力，是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。

(二)辦事能力

秘書活動具有鮮明的事務性特征，辦事是秘書基礎性和經常性的工作。對于領導者來說，每天要忙于抓具有全局性的大事，而具體的事務性工作則主要是由秘書來承擔的。對于各職能部門來說，每一個職能部門都有自己分管的專門業(yè)務和職責范圍，因此，凡是別的部門不管的事和領導交辦的事，秘書部門都要管?？傊?，辦事能力是秘書工作的一項最基本、最重要的能力，也是一種綜合能力，它主要包括下述幾個方面：

1.理解領會能力

理解領會能力是高效辦事的前提?？谡Z信號的表達往往同一定的情境有關，也常因不同的表達風格而使同樣的話具有不同的含義。秘書人員要善于從領導或別人的發(fā)言中抓住要點、判斷其真實用意、察覺其言外之音，從對方的語氣、停頓、眼神、表情和姿勢中體會其說話的分量，進而抓住矛盾的焦點。全面正確地理解領會領導的意圖(當然也包括其他交往對象的意圖)，才能將事情辦好。

2.觀察分析能力

秘書工作可謂千頭萬緒，巨細皆備，所以在工作中要時時、事事、處處做個有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時提請領導注意，要善于做拾遺補闕工作。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，更要善于分析問題，把各種事情綜合考慮清楚，分出輕重緩急、主次難易，有條不紊地分別辦好。秘書具備觀察分析能力就能深入實際，經過分析研究提出解決問題的方法，供領導參考。并且觀察分析能力是秘書工作由被動服務變?yōu)橹鲃臃盏那疤釛l件。

3.應變能力

應變能力是對突發(fā)和意外事件緊急處理的能力，是秘書人員各項能力和綜合素質在應急狀態(tài)下的臨場發(fā)揮和反映，要求秘書人員必須具備冷靜的頭腦和隨機應變的能力。秘書人員所處理的事務可以分為兩類：一類是可以事先預計和安排的經常性事務;另一類是無法預計和安排的突發(fā)性和意外性事件。這種經常性與突發(fā)性的矛盾統(tǒng)一是秘書工作的一大特點，它要求秘書人員必須具備敏捷的應變能力。事件一旦發(fā)生，秘書人員就能立即投入緊張的工作中。此外，秘書人員還要具備良好的心理素質，能夠控制情緒，對突如其來的事件可以立即作出判斷，采取果斷有力的措施，在不違反原則的前提下進行變通處理。

(三)社會交往能力

由于秘書工作本質上屬于一種服務性工作，秘書人員需要處理各種復雜的人際關系，所以秘書人員要加強社會交往能力的培養(yǎng)，具備與各種各樣的人交往的能力。秘書人員要提高社會交往能力，就需要了解人際交往的基本特點，掌握人際交往的原則和方法，這樣才能處理好同各個方面的關系，建立和諧融洽的工作環(huán)境，為順利開展各項工作活動創(chuàng)造必要的條件。

在人際交往中秘書人員應當堅持誠實、謙虛、和氣、大方、端莊、適度的原則。其中，誠實、謙虛、和氣，是做人的態(tài)度問題;大方、端莊是對儀表的要求;適度是指言行的標準，是風度問題。態(tài)度和風度是構成社會交往能力的重要因素。

秘書人員良好的社會交往能力要依靠長期工作實踐的積累和培養(yǎng)，具體可以從下述幾方面進行：一要學習和掌握交往對象的心理狀態(tài);二要樹立高尚的交際品德;三要善于溝通情感并注意行為儀表;四要把握好言行尺度，做到恰到好處。