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文秘專業(yè)招聘考試筆試模考卷篇一

一、秘書的定義

(一)制定秘書定義的要點

1.秘書活動的服務(wù)對象是領(lǐng)導(dǎo)者;

2.秘書活動的根本職能是輔助管理;

3.秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)。

(二)教材給出的定義

秘書是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者實施管理，并負(fù)責(zé)全面處理信息和事務(wù)的工作人員。

(三)其他定義

1.秘書是幫助上司處理各種事務(wù)的人員。

2.秘書是為政府、企事業(yè)等單位或個人服務(wù)的，助理政務(wù)、管理事務(wù)的工作人員。

3.秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

二、秘書的分類

(一)縱向分類(秘書的層次)

1.秘書所在單位的級別有高有低，相應(yīng)地有三個層次的秘書。

2.同一單位內(nèi)部，秘書人員的職位有高低之分：

(1)初級秘書：主要從事一般日常工作;

(2)中級秘書：主要負(fù)責(zé)文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息;

(3)高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。

3.秘書職業(yè)資格鑒定的三個等級線：初級、中級、高級秘書，在知識要求和技能要求上各有不同。

(二)橫向分類(秘書的類別)

1.從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業(yè)。

2.從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔(dān)哪些具體工作。

(1)“生活秘書”這一類型確實存在過，不能簡單地予以否定;

(2)按此標(biāo)準(zhǔn)劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型。

一、秘書機構(gòu)的定義

秘書機構(gòu)是各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的綜合性辦公機構(gòu)，也叫辦事機構(gòu)。它隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，并在機關(guān)內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)日常事務(wù)提供公務(wù)服務(wù)。

二、秘書機構(gòu)的性質(zhì)

(一)比較兩類機構(gòu)

1.職能性機構(gòu)：承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，專業(yè)性強，分工明確，職能界線清晰。(或稱“業(yè)務(wù)性機構(gòu)”、“職能部門”、“業(yè)務(wù)部門”)

2.綜合性機構(gòu)：不承擔(dān)具體業(yè)務(wù)工作，處理綜合事務(wù)，全面協(xié)調(diào)，拾遺補缺。

(二)秘書機構(gòu)屬于綜合性機構(gòu)，既非決策性機構(gòu)，也非職能性機構(gòu)。

三、秘書機構(gòu)的特點

(一)附屬性：直接隸屬于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān);

(二)綜合性：活動內(nèi)容綜合性強;

(三)輔助性：活動形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督。

四、秘書機構(gòu)的設(shè)置

(一)總原則：必須適應(yīng)機關(guān)或單位管理工作的實際需要。

(二)具體要求：

1.凡獨立單位必須設(shè)置秘書機構(gòu);

(獨立單位：有一定數(shù)量的常駐領(lǐng)導(dǎo)干部和辦事人員，能獨立行使一定權(quán)力的實體單位。)

2.秘書機構(gòu)的組織形式、人員配備，必須符合精簡、合理、高效的要求;

3.秘書機構(gòu)與所屬機關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)。

五、秘書機構(gòu)的任務(wù)

(一)總括：

1.秘書機構(gòu)的基本任務(wù)是為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層或領(lǐng)導(dǎo)者提供綜合性輔助和公務(wù)服務(wù)。

2.辦文、辦會、辦事是中外秘書機構(gòu)的主要任務(wù)的概括。

(二)分述：

1.政務(wù)性工作(參與政務(wù))

(1)調(diào)查研究(為領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、制定政策服務(wù)，為決策提供準(zhǔn)確可靠、全面具體的情況，提出富于建設(shè)性的意見和建議)

(2)信息工作(向決策者及時提供準(zhǔn)確、完整、有用的信息)

(3)協(xié)調(diào)工作(側(cè)重于協(xié)調(diào)機關(guān)單位內(nèi)各職能部門的工作目標(biāo)、工作步驟等，溝通上下，聯(lián)系左右，理順關(guān)系)

(4)咨詢工作(為決策者提供與決策有關(guān)的法律、法規(guī)、政策、資料等，范圍極廣)

2.業(yè)務(wù)性工作(秘書部門獨有的、帶有秘書專業(yè)性質(zhì)的任務(wù))

(1)文書工作(公文的“統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)”)

(2)檔案工作(現(xiàn)行文件辦理完畢后，對其中具有存查價值的那部分進行立卷、歸檔，移交給檔案部門管理)

(3)會務(wù)工作(為了開好會議而開展的一系列準(zhǔn)備、組織工作)

(4)接待工作(可分為內(nèi)賓、外賓接待兩大類，注意“內(nèi)外有別”)

(5)保密工作(保守國家及本單位的各類秘密，一般設(shè)有保密室)

3.事務(wù)性工作(主要指處理機關(guān)單位日常事務(wù)的各類工作，如文印、交通、值班、福利、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)備管理等)

六、秘書機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系

(一)秘書機構(gòu)只直接對所屬機關(guān)單位負(fù)責(zé)

秘書機構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，對下一級或上一級秘書機構(gòu)不存在領(lǐng)導(dǎo)或被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系。換言之，各級秘書部門之間不實行自上而下的、獨立的垂直領(lǐng)導(dǎo)體系，秘書機構(gòu)之間存在相對的封閉性。

這種領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，可以形象地比喻為“各為其主”、“各自為營”。

(二)秘書機構(gòu)之間的聯(lián)系

1.縱向聯(lián)系

2.橫向聯(lián)系

七、各類秘書機構(gòu)(略)

一、秘書工作的定義

秘書工作是秘書及秘書機構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)為對象而開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動，其目的在于通過近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)，減輕領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)負(fù)擔(dān)，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力處理決策大計，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)提高工作效率和優(yōu)化工作效果。

二、秘書工作的主要內(nèi)容

(一)主要內(nèi)容

1.事務(wù)管理

2.中介溝通

3.文書工作

4.信息工作

5.參謀輔助

6.會務(wù)操辦

7.綜合協(xié)調(diào)

8.督促檢查

文秘專業(yè)招聘考試筆試模考卷篇二

(一)基礎(chǔ)知識

秘書應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識可以分為兩個方面：一方面是社會科學(xué)基礎(chǔ)知識，包括語文、歷史、地理、外語等;另一方面是自然科學(xué)知識，包括物理、化學(xué)、生物等知識。這些知識對其秘書工作起著直接或間接的作用。

(二)專業(yè)知識

專業(yè)知識是指秘書人員應(yīng)該具備的秘書業(yè)務(wù)知識，包括應(yīng)用文寫作、文書制作和文書檔案管理、檔案保管、辦公室管理、調(diào)查研究、會議組織、信訪工作、信息科學(xué)和公共關(guān)系知識等。由于秘書崗位所在的部門屬于樞紐部門，與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系最為緊密，因此秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)進行科學(xué)決策管理過程中發(fā)揮著重要作用，所以，具備基本的秘書業(yè)務(wù)知識和一定的管理學(xué)知識，對于提高秘書工作效率，實現(xiàn)秘書工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化意義重大。

(三)行業(yè)知識

行業(yè)知識是指秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識，如在政府機關(guān)工作的秘書人員必須具備行政管理知識，在工商企業(yè)工作的秘書人員必須具備企業(yè)管理知識、市場營銷知識，而處于教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員也應(yīng)具備各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識，秘書在日常工作中必然會大量接觸行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)知識，如果不了解這些知識就有可能對所處理事務(wù)的輕重緩急不甚清楚，進而有可能造成失誤或損失。

(四)相關(guān)知識

所謂相關(guān)知識是指秘書人員為適應(yīng)新形勢下的工作需要而應(yīng)該加以進修的知識，屬于秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次，主要涉及經(jīng)濟學(xué)、法學(xué)、社會學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等。通過這些專業(yè)的學(xué)習(xí)，秘書人員可以更加拓寬自己的工作領(lǐng)域。在當(dāng)前市場經(jīng)濟條件下，隨著我國各項改革措施的不斷深化，有些專業(yè)領(lǐng)域的知識可以使秘書人員從更深的角度去認(rèn)識秘書工作和秘書活動。比如社會學(xué)、心理學(xué)，有助于秘書人員更好地認(rèn)識自己的社會地位和社會價值，調(diào)整自己的心理狀態(tài)，運用科學(xué)的方法更自覺地、更有效地適應(yīng)秘書工作和秘書活動，還有些知識可以幫助秘書人員從更好更先進的角度去考慮和從事秘書工作，比如領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、信息傳播學(xué)等等。

秘書人員應(yīng)根據(jù)崗位的需要和自我的要求，有針對性地、有目的性地建構(gòu)合理的知識結(jié)構(gòu)，不斷優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)。而隨著社會的不斷發(fā)展，“終身學(xué)習(xí)”的理念正在逐步深入人心，日益成為對各行各業(yè)從業(yè)人員的共同要求。秘書從業(yè)人員也應(yīng)根據(jù)自身的實際狀況有意識地擴大知識面，不斷加強專業(yè)知識與行業(yè)知識的廣度和深度。

秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，要求秘書人員必須具備下述基本能力要求：

(一)表達能力

秘書工作的表達能力包括語言表達能力和文字表達能力，“能說會寫”是對秘書工作的基本能力要求，也是秘書人員給人的第一印象。

1.語言表達能力

秘書雖然很少有機會親自走上發(fā)言臺，但是上傳下達、匯報情況、接待來訪、接打電話等這些基本的日常辦公工作卻是無時無刻不在考驗著秘書人員的語言表達能力。因此語言表達能力作為秘書人員必備的基本能力，就要求秘書人員在日常辦公工作中要做到：一要反應(yīng)敏捷，應(yīng)對自如;二要表達準(zhǔn)確，分寸適當(dāng);三要口齒清楚，流暢清晰;四要態(tài)度從容，表達圓滿;五要針對不同對象，選用不同語言，講究說話的藝術(shù)性。

2.文字表達能力

所謂秘書人員的文字表達能力，簡單地說就是以書面形式表達思想意圖，輔助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)的能力。這是秘書人員“以文輔政”的必然要求。較強的文字表達能力集中體現(xiàn)在以準(zhǔn)確、簡潔、得體、莊重、樸實的書面語言，撰寫符合規(guī)范的公文文稿。秘書人員要寫好公文和應(yīng)用文，應(yīng)具備語法、邏輯、修辭等方面的知識，掌握豐富的詞匯和不同的句式，具備公文和應(yīng)用文文體知識，掌握常用漢字和簡化字，掌握標(biāo)點符號用法，并通過長期的實踐積累將這些知識綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力。應(yīng)該認(rèn)識到，寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力，是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。

(二)辦事能力

秘書活動具有鮮明的事務(wù)性特征，辦事是秘書基礎(chǔ)性和經(jīng)常性的工作。對于領(lǐng)導(dǎo)者來說，每天要忙于抓具有全局性的大事，而具體的事務(wù)性工作則主要是由秘書來承擔(dān)的。對于各職能部門來說，每一個職能部門都有自己分管的專門業(yè)務(wù)和職責(zé)范圍，因此，凡是別的部門不管的事和領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，秘書部門都要管?？傊?，辦事能力是秘書工作的一項最基本、最重要的能力，也是一種綜合能力，它主要包括下述幾個方面：

1.理解領(lǐng)會能力

理解領(lǐng)會能力是高效辦事的前提?？谡Z信號的表達往往同一定的情境有關(guān)，也常因不同的表達風(fēng)格而使同樣的話具有不同的含義。秘書人員要善于從領(lǐng)導(dǎo)或別人的發(fā)言中抓住要點、判斷其真實用意、察覺其言外之音，從對方的語氣、停頓、眼神、表情和姿勢中體會其說話的分量，進而抓住矛盾的焦點。全面正確地理解領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖(當(dāng)然也包括其他交往對象的意圖)，才能將事情辦好。

2.觀察分析能力

秘書工作可謂千頭萬緒，巨細(xì)皆備，所以在工作中要時時、事事、處處做個有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時提請領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補闕工作。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問題，更要善于分析問題，把各種事情綜合考慮清楚，分出輕重緩急、主次難易，有條不紊地分別辦好。秘書具備觀察分析能力就能深入實際，經(jīng)過分析研究提出解決問題的方法，供領(lǐng)導(dǎo)參考。并且觀察分析能力是秘書工作由被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)的前提條件。

3.應(yīng)變能力

應(yīng)變能力是對突發(fā)和意外事件緊急處理的能力，是秘書人員各項能力和綜合素質(zhì)在應(yīng)急狀態(tài)下的臨場發(fā)揮和反映，要求秘書人員必須具備冷靜的頭腦和隨機應(yīng)變的能力。秘書人員所處理的事務(wù)可以分為兩類：一類是可以事先預(yù)計和安排的經(jīng)常性事務(wù);另一類是無法預(yù)計和安排的突發(fā)性和意外性事件。這種經(jīng)常性與突發(fā)性的矛盾統(tǒng)一是秘書工作的一大特點，它要求秘書人員必須具備敏捷的應(yīng)變能力。事件一旦發(fā)生，秘書人員就能立即投入緊張的工作中。此外，秘書人員還要具備良好的心理素質(zhì)，能夠控制情緒，對突如其來的事件可以立即作出判斷，采取果斷有力的措施，在不違反原則的前提下進行變通處理。

(三)社會交往能力

由于秘書工作本質(zhì)上屬于一種服務(wù)性工作，秘書人員需要處理各種復(fù)雜的人際關(guān)系，所以秘書人員要加強社會交往能力的培養(yǎng)，具備與各種各樣的人交往的能力。秘書人員要提高社會交往能力，就需要了解人際交往的基本特點，掌握人際交往的原則和方法，這樣才能處理好同各個方面的關(guān)系，建立和諧融洽的工作環(huán)境，為順利開展各項工作活動創(chuàng)造必要的條件。

在人際交往中秘書人員應(yīng)當(dāng)堅持誠實、謙虛、和氣、大方、端莊、適度的原則。其中，誠實、謙虛、和氣，是做人的態(tài)度問題;大方、端莊是對儀表的要求;適度是指言行的標(biāo)準(zhǔn)，是風(fēng)度問題。態(tài)度和風(fēng)度是構(gòu)成社會交往能力的重要因素。

秘書人員良好的社會交往能力要依靠長期工作實踐的積累和培養(yǎng)，具體可以從下述幾方面進行：一要學(xué)習(xí)和掌握交往對象的心理狀態(tài);二要樹立高尚的交際品德;三要善于溝通情感并注意行為儀表;四要把握好言行尺度，做到恰到好處。